Managementinformationssysteme
Die ersten Managementinformationssysteme (MIS) entstanden in den 70er Jahren des 20. Jahrhunderts mit der Entwicklung der Computertechnologie.Reis. 1. Schema der Datenverarbeitung und Informationsaufbereitung im MIS
Solche Informationssysteme dienen der Führungsebene und versorgen mittlere und obere Führungskräfte mit aktuellen Informationen über die Umsetzung grundlegender Geschäftsprozesse im Unternehmen und über einige Veränderungen im externen Umfeld. Sie bieten interaktiven Zugriff auf Indikatoren der aktuellen Aktivitäten des Unternehmens, ein Archiv von Berichten und Entscheidungen, Aufträgen, Anweisungen, Sitzungsprotokollen und Berichtsformularen.
Typischerweise sind solche Systeme hauptsächlich auf den internen Benutzer ausgerichtet und erfüllen die Funktionen der Planung, Verwaltung von Abteilungen und Diensten, Kontrolle und Entscheidungsunterstützung auf der Managementebene. Ein Blockdiagramm eines typischen MIS ist in Abb. dargestellt. 1.
Lassen Sie uns die Hauptmerkmale von Unternehmensführungssystemen vorstellen. Solche Systeme:
Arbeiten Sie mit formalisierten und/oder teilweise formalisierten Daten und unterstützen Sie halbstrukturierte und halbstrukturierte Entscheidungen in einem breiten Spektrum auf Funktions-, Betriebs- und Managementebene, indem Sie formalisierte Daten in „MIS-Dateien“ umwandeln. Von MIS unterstützte Lösungen sind für die Ausführung auf operativer Ebene zwingend erforderlich, füllen das „Sparschwein“ an Lösungen in KWS auf und werden über OAS ausgestrahlt;
konzentriert sich auf die Bereitstellung aktueller Geschäftsprozesse mit Managemententscheidungen, die Erstellung von Berichten und die Überwachung der Ausführung;
Legen Sie die Regeln für die Bildung von Informationsflüssen und -bündeln fest Informationsfeld Unternehmen, Informationsbedarf ist bekannt und stabil;
über geringe analytische Fähigkeiten verfügen, die auf aktuelle Aktivitäten auf Abteilungsebene beschränkt sind;
sind nicht flexibel genug, haben aber die Fähigkeit, sich an jede Abteilung anzupassen;
Hilfe bei operativen Entscheidungen anhand vergangener und aktueller Daten, wobei mehr interne als externe Daten verwendet werden.
MIS ist typischerweise eines der Kernmodule der gesamten Unternehmens-IS; Seine Entwicklung, Implementierung und Integration erfordert eine gründliche Analyse der Prozesse und die Identifizierung von Parametern des Informationsfelds der Organisation.
In russischen Unternehmen wird MIS meist auf Basis von TPS- und OAS-Systemen entwickelt, von denen aus oft die Automatisierung routinemäßiger Abläufe und Prozesse beginnt. Infolgedessen entwickelt sich MIS nach und nach zu einem automatisierten Unternehmensmanagement-Informationssystem (nicht zu verwechseln mit AMS – Automated Production Management System).
Reis. 2. Aufbau eines automatisierten Managementinformationssystems (MIS)
Die Technologie für die Arbeit in einem computergestützten Informationssystem ist so konzipiert, dass sie von einer großen Anzahl von Mitarbeitern gleichzeitig genutzt werden kann. Fast alle Unternehmensleiter sind MIS-Anwender. Ausgabedaten – periodische Ergebnisse von Aktivitäten in Form von Zusammenfassungen, Zusammenfassungen, Berichten, Memos, internen Untersuchungen. Da einige dieser Informationen möglicherweise vertraulich sind, haben Manager unterschiedliche Zugriffsrechte. MIS verfügt über Funktions- und Unterstützungsteile.
Technischer Support – eine Reihe technischer Mittel, betrieblicher Unterstützungsmittel und Dokumentation dieser Mittel und technologischer Prozesse, interne Standards des Unternehmens. Das:
technische Mittel Erhebung, Registrierung, Akkumulation, Verarbeitung, Anzeige, Reproduktion, Übermittlung, Speicherung und Sicherheit von Informationen;
Computer aller Modelle, leistungsstarke Server und Netzwerkgeräte, Büroausstattung;
Telekommunikationsausrüstung und Kommunikationsmittel;
systemweite Dokumentation, einschließlich staatlicher, Branchen- und Unternehmensstandards für den technischen Support;
Fachdokumentation mit methodischen Materialien in allen Phasen des Entwurfs, der Entwicklung, der Implementierung, der Wartung und der Nutzung technischer und technologischer Mittel;
Regulierungs- und Referenzdokumentation für technischen Support.
Software - Komplexe benutzerorientierter Programme zur Lösung typischer Probleme der Informationsverarbeitung. Sie dienen der Erweiterung Funktionalität Kontroll- und Managementprozesse. Die Software umfasst Pakete von Anwendungsprogrammen, die wirtschaftliche und mathematische Modelle unterschiedlicher Eignung implementieren und die Funktionsweise eines realen Objekts widerspiegeln.
Methodische und organisatorische Unterstützung ist eine Reihe von Methoden, Werkzeugen und Dokumenten, die das Zusammenspiel von IS-Modulen, technischen und technologischen Mitteln und Personal im Prozess der Entwicklung, Implementierung und des Betriebs von IS regeln.
Bei der sprachlichen (ontologischen) Unterstützung handelt es sich um eine Reihe vereinbarter Regeln, Techniken, Wörterbücher, algorithmischer Hochsprachen, Sprachen zur Steuerung und Datenmanipulation, die es Spezialisten, Entwicklern, Benutzern und Bedienern ermöglichen, dieselbe Sprache zu sprechen. Dies ist ein Mittel zur Kommunikation mit Software, Technik und Informationsunterstützung sowie eine Reihe von Begriffen, die in diesem Informationssystem verwendet werden.
Rechtshilfe – Bundesgesetze und Dekrete des Präsidenten der Russischen Föderation, Beschlüsse staatlicher Behörden, Anordnungen, Branchenanweisungen, Vorschriften der Steuerbehörden und Zollbehörden.
In der Phase der IP-Entwicklung: Regelungen im Zusammenhang mit der Vertragsbeziehung zwischen dem Entwickler und dem Kunden des IP, gesetzliche Regelung Streitigkeiten, Sicherstellung der Phasen der Entwicklung und Umsetzung des Schutzes der Rechte des geistigen Eigentums.
In der Phase des IS-Betriebs: Bestimmung des Status und Umfangs der IT in bestimmten Verwaltungs- und Kontrollorganen, Rechte und Pflichten des Personals, Verfahren zur Sammlung und Verarbeitung von Informationen, Gewährleistung der Zugriffsrechte für Benutzer, normative Dokumenteüber die Arbeit mit Informationen, die geheime und vertrauliche Informationen enthalten.
Personalschulung und Zertifizierung von Systemen und Geräten – eine Reihe von Anforderungen an den Ausbildungsstand von Fach- und Servicepersonal, pädagogische, methodische und planerische Dokumentation für die Aus- und Weiterbildung. Anforderungen und Spezifikationen zur Vorbereitung entwickelter Systeme für die Zertifizierung in Industrie, staatlichen und internationalen Zertifizierungsorganisationen (Gosstandart, Oboronsertifik, ISO, SEI usw.).
Der funktionale Teil des MIS implementiert den Zweck des Informationssystems. Es enthält ein Modell zur Führung einer Organisation, ihrer einzelnen Komponenten und Beziehungen.
Im Rahmen des funktionalen Teils werden die Ziele und Zielsetzungen des Managements in Funktionen, Funktionen – in Algorithmen, Algorithmen – in konkrete Steuerungshandlungen am kontrollierten Objekt umgewandelt. Diese Aktionen werden in MIS-Subsystemen durchgeführt, die jeder Managementebene entsprechend der vorgesehenen Funktion zugeordnet sind (Tabelle 1).
| Tabelle 1. Grundfunktionen des Managementinformationssystems |
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| Subsystem für Marketinginformationen | Produktionssubsysteme | Finanz- und Buchhaltungssubsysteme | Personal- und Qualifikationssubsysteme | Subsysteme von Führungskräften |
| Marktforschung, Segmentierung, Umsatzprognose | Planung des Arbeitsumfangs, Entwicklung von Zeitplänen | Order- und Wertpapierportfolioverwaltung | Analyse und Prognose des Bedarfs an Arbeitsressourcen | Elemente der strategischen Planung. Auf Veränderungen in der äußeren Umgebung reagieren |
| Einkaufs- und Vertriebsmanagement | Betriebskontrolle und Management Herstellungsprozesse | Verwaltung der Kreditpolitik | Personalbuchhaltung, Abrechnung von Terminen und Bewegungen | Analyse strategischer und Managementsituationen |
| Empfehlungen zur Umstellung des Produktsortiments | Analyse des Gerätebetriebs und des Aktualisierungsbedarfs | Entwicklung eines Finanzplans | Pflege aktueller und archivierter Personalakten | Taktische Probleme erkennen und lösen |
| Analyse der Marktbedingungen und Empfehlungen zur Preisgestaltung | Mitwirkung bei der Gestaltung von Lieferantenaufträgen | Finanzanalyse und Prognose. Kontrolle der Budgetausführung | Planung zur Personalentwicklung | Sicherstellung des Prozesses zur Entwicklung strategischer Entscheidungen |
| Abrechnung von Bestellungen, Empfehlungen für Werbeaktivitäten | Bestands- und Ressourcenmanagement | Buchhaltung, Abrechnungen und Zahlungen | Kontrolle der Personalschulung | Kontrolle der Unternehmensaktivitäten |
Entscheidungsunterstützungssysteme
In den 1980er Jahren begannen amerikanische und japanische Unternehmen, Informationssysteme zu entwickeln, die sich deutlich von MIS unterschieden. Diese Systeme markierten den Beginn des Prozesses der „Intellektualisierung“ des geistigen Eigentums. Die neuen Systeme waren kleiner, interaktiver und sollten Endbenutzer dabei unterstützen, mit allen Arten von Daten zu arbeiten, Analysen durchzuführen, Modelle zu erstellen und Szenarien durchzuspielen, um halbstrukturierte und im Allgemeinen unstrukturierte Probleme in Innovationsprojekten zu lösen. Systeme, die solche Fähigkeiten bereitstellen, werden Entscheidungsunterstützungssysteme (DSS) genannt.
Reis. 3. Entscheidungsunterstützungssystem als integraler Bestandteil des CIS
Mitte der 1980er Jahre begann der Einsatz solcher Systeme im laufenden Betrieb großer Unternehmen und Konzerne. Derzeit ist DSS ein obligatorischer Bestandteil von Unternehmensinformationssystemen (CIS) (Abb. 3).
Hier sind die Hauptmerkmale von Entscheidungsunterstützungssystemen:
Die in Tabelle 2 dargestellten Daten zeigen die Unterschiede zwischen MIS- und DSS-Systemen.
| Tabelle 2. |
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| Parameter | M.I.S. | DSS |
| Konzept | Stellt formalisierte und teilweise formalisierte Daten für strukturierte Entscheidungen bereit | Bietet integrierte Tools, mehrdimensionale heterogene Daten, dynamische Modelle und Interpretationssprache |
| Systemanalyse | Hebt Informationsanforderungen gemäß festgelegten Regeln hervor | Bildet die Reihenfolge der Anwendung von Werkzeugen und dynamischen Regeln im Arbeitsprozess |
| Projekt | Liefert Informationen basierend auf genehmigten Anforderungen | Iterativer Prozess des Hinzufügens neuer Daten und Informationen, die sich aus der Dynamik der Umgebung ergeben |
| Datenquelle | Interne und teilweise externe Umgebung | Externe und interne Umgebung |
| Benutzer | Manager auf operativer und Managementebene | Geschäftsleitung, Abteilungsleiter, IT-Services, Führungsebene, Analysten |
Gut konzipierte DSSs werden auf vielen Ebenen des Unternehmens eingesetzt. Führungskräfte und leitende Manager von Unternehmen können die Finanzmodule von DSS nutzen, um die Effizienz der Vermögenswerte des Unternehmens vorherzusagen, wenn sich die Geschäftstätigkeit oder die wirtschaftliche Situation im Land ändert. Für mittlere Führungskräfte kann das gleiche System nützlich sein, um die Aussichten kurzfristiger Investitionen in laufende Projekte einzuschätzen. Für Projektmanager ist dies ein Tool zur Finanzplanung und Mittelverteilung für geplante Anschaffungen.
DSS besteht aus drei Komponenten: einem Softwarekern und Datenspeicher, Analysetools zur Verarbeitung, Analyse und Präsentation von Informationen sowie Telekommunikationsgeräten.
Reis. 4. Hauptkomponenten eines Entscheidungsunterstützungssystems
Das Data Warehouse bietet eine einzige Speicherumgebung für Unternehmensdaten, die in Strukturen organisiert und für analytische Vorgänge optimiert ist.
Analysetools ermöglichen dies dem Endbenutzer, der über keine speziellen Kenntnisse auf diesem Gebiet verfügt Informationstechnologien, navigieren und präsentieren Sie Daten im Hinblick auf den Themenbereich. Für Nutzer unterschiedlicher Qualifikation verfügt DSS über unterschiedliche Arten von Zugangsschnittstellen zu seinen Diensten (Abb. 4).
Analytische Systeme ermöglichen die Lösung von drei Hauptaufgaben: Analyse heterogener mehrdimensionaler Informationen unterschiedlicher Formalisierungsgrade in Echtzeit, anschließende intelligente Datenanalyse mit der Konstruktion von Modellen für die Entwicklung einer Geschäftslage und Reporting.
Der Prozess der unternehmerischen Entscheidungsfindung (Abb. 5) unterscheidet sich von einem ähnlichen Prozess im wissenschaftlichen oder sozialen Bereich dadurch, dass die Umwandlung einer Arbeitshypothese in eine Lösung durch zwei objektiv bestehende Probleme erschwert wird.
Reis. 5. Iterativer Entscheidungsprozess
Die erste davon ist, dass die Ansammlung persönlicher Erfahrungen im Alltag von Geschäftsleuten hinter den dynamischen Veränderungen der wirtschaftlichen Lage zurückbleibt – was besonders charakteristisch für das moderne Russland ist. Das zweite Problem besteht darin, dass es im unternehmerischen Handeln – und selbst im freien Markt – praktisch keine Möglichkeit gibt, gezielte Experimente durchzuführen, die es ermöglichen, die Richtigkeit der Hypothese in der Praxis zu überprüfen.
Folglich erfährt der Entscheidungsprozess in Bezug auf die Geschäftstätigkeit an mindestens zwei Punkten eine Pause: in der Phase der Hypothesenbildung und in der Phase der experimentellen Überprüfung von Modellen. Ein sich aktiv entwickelnder Bereich der Informationstechnologie – die Technologie der mehrdimensionalen Datenanalyse (On-Line Analytical Processing – OLAP) – ist aufgerufen, diese Lücken zu schließen.
Kurz gesagt kann diese Technologie mit den folgenden Worten charakterisiert werden: Fast Analysis of Shared Multidimensional Information (FASMI).
Der Wert der mehrdimensionalen Datenanalysetechnologie für Unternehmen wird durch die Tatsache bestimmt, dass sie es Ihnen ermöglicht, Informationen und Wissen aus „rohen“ strukturierten (normalerweise in Form von Tabellen) Daten zu extrahieren, deren Verwendung Sie bei der Entscheidungsfindung und -umsetzung verwenden können einen Mehrwert im Unternehmen schaffen, verglichen mit den Kosten, die durch das Fehlen solcher Informationen entstehen.
OLAP-Technologien
Im Jahr 1993 veröffentlichten der Begründer des relationalen Ansatzes zur Datenbankkonstruktion, Edgar Codd, und seine Partner (Edgar Codd, ein Mathematiker und IBM Fellow), einen von Arbor Software (heute das berühmte Unternehmen Hyperion Solutions) initiierten Artikel mit dem Titel „Bereitstellung von OLAP ( Online-Analyseverarbeitung) für analytische Benutzer“, das zwölf Merkmale der OLAP-Technologie formulierte, die anschließend um sechs weitere ergänzt wurden. Diese Bestimmungen wurden zum Hauptinhalt einer neuen und vielversprechenden Technologie.Hauptmerkmale der OLAP (Basic)-Technologie:
mehrdimensionale konzeptionelle Darstellung von Daten;
intuitive Datenmanipulation;
Verfügbarkeit und Detailliertheit der Daten;
Batch-Datenextraktion vs. Interpretation;
OLAP-Analysemodelle;
Client-Server-Architektur (OLAP vom Desktop aus zugänglich);
Transparenz (transparenter Zugriff auf externe Daten);
Mehrbenutzerunterstützung.
Verarbeitung nicht formalisierter Daten;
Speichern von OLAP-Ergebnissen: Speichern getrennt von den Quelldaten;
Ausschluss fehlender Werte;
Umgang mit fehlenden Werten.
Flexibilität bei der Berichterstattung;
Standard-Berichtsleistung;
Automatische Konfiguration der physischen Datenextraktionsschicht.
Universalität der Messungen;
unbegrenzte Anzahl an Dimensionen und Aggregationsebenen;
Unbegrenzte Anzahl von Operationen zwischen Dimensionen.
Der OLAP-Dienst ist ein Tool zur Analyse großer Datenmengen in Echtzeit. Durch die Interaktion mit dem OLAP-System ist der Benutzer in der Lage, Informationen flexibel anzuzeigen, beliebige Datenausschnitte zu erhalten und analytische Vorgänge wie Drilldown, Rollup, End-to-End-Verteilung und Zeitvergleich unter Verwendung vieler Parameter gleichzeitig durchzuführen. Alle Arbeiten mit dem OLAP-System erfolgen themenbezogen und ermöglichen die Erstellung statistisch fundierter Modelle der Geschäftslage.
OLAP-Software ist ein Tool zur betrieblichen Analyse der in einem Lager enthaltenen Daten. Hauptmerkmal ist, dass diese Tools nicht auf die Verwendung durch einen Spezialisten auf dem Gebiet der Informationstechnologie, nicht auf einen erfahrenen Statistiker, sondern auf einen Fachmann im angewandten Bereich des Managements abzielen – einen Abteilungsleiter, eine Abteilung, ein Management und schließlich ein Direktor. Die Tools sind so konzipiert, dass der Analyst mit dem Problem und nicht mit dem Computer kommunizieren kann. In Abb. Abbildung 6 zeigt einen einfachen OLAP-Würfel, mit dem Sie Daten dreidimensional auswerten können.
Ein mehrdimensionaler OLAP-Würfel und ein System entsprechender mathematischer Algorithmen zur statistischen Verarbeitung ermöglichen die Analyse beliebig komplexer Daten in jedem Zeitintervall.
Reis. 6. Elementarer OLAP-Würfel
Da ihm flexible Mechanismen zur Datenbearbeitung und visuellen Darstellung zur Verfügung stehen (Abb. 7, Abb. 8), untersucht der Manager zunächst aus verschiedenen Blickwinkeln die Daten, die mit dem zu lösenden Problem in Zusammenhang stehen (oder auch nicht).
Als nächstes vergleicht er verschiedene Geschäftsindikatoren miteinander und versucht, versteckte Zusammenhänge zu identifizieren; kann die Daten genauer betrachten, beispielsweise indem er sie in Komponenten nach Zeit, Region oder Kunde aufschlüsselt, oder umgekehrt die Darstellung von Informationen weiter verallgemeinern, um störende Details zu entfernen. Anschließend werden mithilfe des statistischen Auswertungs- und Simulationsmoduls mehrere Optionen für die Entwicklung von Ereignissen konstruiert und daraus die akzeptableste Option ausgewählt.
Reis. 7.
Ein Unternehmensmanager könnte beispielsweise die Hypothese haben, dass die Verteilung des Vermögenswachstums in verschiedenen Unternehmenszweigen vom Anteil der dortigen Fachkräfte mit technischer und wirtschaftlicher Ausbildung abhängt. Um diese Hypothese zu testen, kann der Manager das Zinsverhältnis für die Filialen, deren Vermögenswachstum im laufenden Quartal im Vergleich zum Vorjahr um mehr als 10 % zurückgegangen ist, und für die Filialen, deren Vermögenswachstum um mehr als 10 % zugenommen hat, vom Lager anfordern und in einer Grafik anzeigen lassen 25 %. Er sollte in der Lage sein, eine einfache Auswahl aus dem bereitgestellten Menü zu nutzen. Wenn die erzielten Ergebnisse signifikant in zwei entsprechende Gruppen fallen, sollte dies ein Anreiz für eine weitere Prüfung der aufgestellten Hypothese sein.
Derzeit schnelle Entwicklung erhielt eine Richtung namens dynamische Modellierung (Dynamic Simulation), die das oben erwähnte FASMI-Prinzip vollständig implementiert.
Mithilfe der dynamischen Modellierung erstellt der Analyst ein Modell einer Geschäftssituation, die sich im Laufe der Zeit entsprechend einem bestimmten Szenario entwickelt. Darüber hinaus kann das Ergebnis einer solchen Modellierung mehrere neue Geschäftssituationen sein, die einen Baum generieren mögliche Lösungen mit einer Einschätzung der Wahrscheinlichkeit und Aussichten jedes einzelnen.
Reis. 8. Analytisches IS zur Datenextraktion, -verarbeitung und -präsentation von Informationen
Tabelle 3 zeigt Vergleichsmerkmale statische und dynamische Analyse.
| Tisch 3. |
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| Charakteristisch | Statische Analyse | Dynamische Analyse |
| Arten von Fragen | WHO? Was? Wie viele? Wie? Wann? Wo? | Warum so? Was würde passieren wenn...? Was passiert wenn…? |
| Reaktionszeit | Nicht reguliert | Sekunden |
| Typische Datenoperationen | Geregelter Bericht, Diagramm, Tabelle, Zeichnung | Abfolge von interaktiven Berichten, Diagrammen, Masken. Dynamische Änderung der Aggregationsebenen und Datensegmente |
| Niveau der analytischen Anforderungen | Durchschnitt | Hoch |
| Art der Bildschirmmasken | Grundsätzlich vorgegeben, geregelt | Benutzerdefiniert, anpassbar |
| Datenaggregationsebene | Ausführlich und zusammenfassend | Benutzerdefinierte |
| „Alter“ der Daten | Historisch und aktuell | Historisch, aktuell und projiziert |
| Arten von Anfragen | Größtenteils vorhersehbar | Unvorhersehbar – von Fall zu Fall |
| Zweck | Geregelte analytische Verarbeitung | Multi-Pass-Analyse, Modellierung und Prognose |
Die Aufgabe, ein analytisches System zur mehrdimensionalen Datenanalyse aufzubauen, ist fast immer die Aufgabe, ein einziges, kohärent funktionierendes Informationssystem auf Basis heterogener Softwaretools und -lösungen aufzubauen. Und schon die Wahl der Mittel zur Umsetzung von geistigem Eigentum wird zu einer äußerst schwierigen Aufgabe. Dabei müssen viele Faktoren berücksichtigt werden, darunter die gegenseitige Kompatibilität verschiedener Softwarekomponenten, die einfache Entwicklung, Nutzung und Integration, die betriebliche Effizienz, Stabilität und sogar die Form, das Niveau und die potenziellen Aussichten von Beziehungen zwischen verschiedenen produzierenden Unternehmen.
OLAP ist überall dort anwendbar, wo es darum geht, multivariate Daten zu analysieren. Wenn Sie über eine Datentabelle verfügen, die mindestens eine beschreibende Spalte und eine Spalte mit Zahlen enthält, ist dies im Allgemeinen mit dem OLAP-Tool möglich wirksame Mittel Analyse und Berichterstellung. Betrachten Sie als Beispiel für den Einsatz der OLAP-Technologie eine Untersuchung der Ergebnisse des Verkaufsprozesses.
Schlüsselfragen: „Wie viel wurde verkauft?“, „Für welchen Betrag wurde verkauft?“ expandieren, wenn das Geschäft komplexer wird und sich historische Daten zu einer bestimmten Anzahl von Faktoren oder Abschnitten ansammeln: „..in St. Petersburg, Moskau, dem Ural, Sibirien ...“, „.. im letzten Quartal im Vergleich zu der aktuelle“, „ ..von Lieferant A im Vergleich zu Lieferant B...“ usw.
Antworten auf solche Fragen sind für Managemententscheidungen notwendig: über Sortiments- und Preisänderungen, die Schließung und Eröffnung von Geschäften, Filialen, die Beendigung und Unterzeichnung von Verträgen mit Händlern, die Durchführung oder Beendigung von Werbekampagnen usw.
Wenn Sie versuchen, die Hauptzahlen (Fakten) und Abschnitte (Messargumente) hervorzuheben, die der Analyst manipuliert, um das Geschäft des Unternehmens zu erweitern oder zu optimieren, erhalten Sie eine für die Umsatzanalyse geeignete Tabelle als eine Art Vorlage, die entsprechende Anpassungen erfordert jedes einzelne Unternehmen.
Zeit. In der Regel sind dies mehrere Zeiträume: Jahr, Quartal, Monat, Jahrzehnt, Woche, Tag. Viele OLAP-Tools berechnen automatisch die höchsten Zeiträume eines Datums und berechnen daraus Summen.
Produktkategorie. Es kann mehrere Kategorien geben, diese unterscheiden sich je nach Unternehmensart: Sorte, Modell, Verpackungsart usw. Wenn nur ein Produkt verkauft wird oder das Sortiment sehr klein ist, ist eine Kategorie nicht erforderlich.
Produkt. Manchmal werden der Name des Produkts (oder der Dienstleistung), sein Code oder seine Artikelnummer verwendet. In Fällen, in denen das Sortiment sehr groß ist (und einige Unternehmen Zehntausende Artikel in ihrer Preisliste haben), wird die Erstanalyse möglicherweise nicht für alle Warenarten durchgeführt, sondern auf einige vereinbarte Kategorien verallgemeinert.
Region. Abhängig von der Globalität des Unternehmens können damit Kontinent, Ländergruppe, Land, Gebiet, Stadt, Bezirk, Straße, Straßenabschnitt gemeint sein. Wenn nur eine Steckdose vorhanden ist, fehlt diese Dimension natürlich.
Verkäufer. Diese Messung hängt auch von der Struktur und Größe des Unternehmens ab. Dies können sein: Filiale, Geschäft, Händler, Vertriebsleiter. In einigen Fällen erfolgt keine Messung, beispielsweise wenn der Verkäufer keinen Einfluss auf die Verkaufsmengen hat, es nur ein Geschäft gibt usw.
Käufer. In einigen Fällen, beispielsweise im Einzelhandel, ist der Kunde unpersönlich und es gibt keine Messung; in anderen Fällen sind Kundeninformationen verfügbar und für den Verkauf wichtig. Diese Dimension kann den Namen des kaufenden Unternehmens oder viele Kundengruppierungen und -merkmale enthalten: Branche, Unternehmensgruppe, Eigentümer usw.
Ein wichtiges Thema ist die Verfügbarkeit von Daten. Liegen sie in irgendeiner Form vor (Excel- oder Access-Tabelle, Daten aus der Datenbank des Buchhaltungssystems, in Form strukturierter Filialberichte), kann der IT-Spezialist sie direkt oder mit Zwischenkonvertierung in das OLAP-System übertragen. Dafür verfügen OLAP-Systeme über spezielle Datenkonvertierungstools.
Nach der Einrichtung eines OLAP-Systems für Daten kann der Benutzer schnell Antworten auf wichtige Fragen erhalten, indem er einfach mit der Maus über die OLAP-Tabelle und die entsprechenden Menüs fährt. In diesem Fall stehen einige Standardanalysemethoden zur Verfügung, die sich logischerweise aus der Natur der OLAP-Technologie ergeben.
Faktor-(Struktur-)Analyse. Analyse der Vertriebsstruktur zur Identifizierung der wichtigsten Komponenten im Interessenkontext. Zu diesem Zweck ist es beispielsweise in komplexen Fällen praktisch, ein Diagramm vom Typ „Kreis“ zu verwenden, wenn drei Dimensionen gleichzeitig untersucht werden – „Spalten“. Zum Beispiel in einem Geschäft Computertechnologie„Im Quartal betrug der Umsatz mit Computern 100.000 US-Dollar, mit Fotoausrüstung 10.000 US-Dollar und mit Verbrauchsmaterialien 4.500 US-Dollar. Fazit: Der Umsatz des Ladens hängt zu einem großen Teil vom Verkauf von Computern ab (vielleicht sind für den Verkauf von Computern tatsächlich Verbrauchsmaterialien erforderlich, aber das hier). ist eine Analyse interner Abhängigkeiten).
Analyse der Dynamik (Regressionsanalyse – Identifizierung von Trends). Identifizierung von Trends und saisonalen Schwankungen. Die Dynamik wird durch ein Diagramm vom Typ „Linie“ übersichtlich dargestellt. Beispielsweise gingen die Verkäufe von Intel-Produkten im Laufe des Jahres zurück, während die Verkäufe von Microsoft stiegen. Vielleicht hat sich das Wohlergehen des Durchschnittskunden verbessert, oder das Image des Ladens hat sich verändert und damit auch die Zusammensetzung der Kunden. Das Sortiment muss angepasst werden. Ein weiteres Beispiel: Drei Jahre lang sinken die Verkäufe von Videokameras im Winter.
Abhängigkeitsanalyse (Korrelationsanalyse). Vergleich der Verkaufsmengen verschiedener Produkte im Zeitverlauf, um das erforderliche Sortiment – den „Warenkorb“ – zu ermitteln. Es ist auch praktisch, zu diesem Zweck ein „Liniendiagramm“ zu verwenden. Als beispielsweise in den ersten zwei Monaten Drucker aus dem Sortiment genommen wurden, kam es zu einem Umsatzrückgang bei Pulverkartuschen.
Passend ( vergleichende Analyse). Vergleich der Verkaufsergebnisse im Zeitverlauf, für einen bestimmten Zeitraum oder für eine bestimmte Produktgruppe. Abhängig von der Anzahl der zu analysierenden Faktoren (von 1 bis 3) wird ein Diagramm vom Typ „Kreis“ oder „Spalte“ verwendet. Beispiel: Vergleich der Verkaufsergebnisse ähnlicher Geschäfte zur Beurteilung der Qualität der Arbeit der Manager.
Varianzanalyse. Untersuchung der Wahrscheinlichkeitsverteilungen und Konfidenzintervalle der betrachteten Indikatoren. Wird für Prognosen und Risikobewertungen verwendet.
Die Möglichkeiten von OLAP sind nicht auf diese Analysearten beschränkt. Wenn Sie beispielsweise statistische Analysefunktionen – Streuung, durchschnittliche Abweichung, Modi höherer Ordnung – als Algorithmus zur Berechnung von Zwischen- und Endergebnissen verwenden, können Sie die anspruchsvollsten Arten von Analyseberichten erhalten.
OLAP-Systeme sind Teil von mehr allgemeines Konzept„Intellektuelle Ressourcen des Unternehmens“ oder „Tools für intelligente Geschäftsanalysen“ (Business Intelligence – BI), die neben dem traditionellen OLAP-Dienst auch Tools zur Organisation des Austauschs von Daten und Informationen umfassen, die im Prozess der Speicherarbeit anfallen Benutzer. Die Business-Intelligence-Technologie ermöglicht den elektronischen Austausch von Berichtsdokumenten, die Differenzierung von Benutzerrechten und den Zugriff auf analytische Informationen aus dem Internet und Intranet.
Data-Mining-Technologien
Derzeit werden Elemente der künstlichen Intelligenz aktiv in die praktische Tätigkeit von Führungskräften eingeführt. Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen der künstlichen Intelligenz versucht die Technologie der intelligenten Suche und Datenanalyse oder „Data Mining“ (DM) nicht, natürliche Intelligenz zu simulieren, sondern erweitert ihre Fähigkeiten mit der Leistungsfähigkeit moderner Computerserver, Suchmaschinen und Data Warehouses. Oftmals steht neben dem Wort „Data Mining“ auch das Wort „Knowledge Discovery in Databases“.
Reis. 9.
Beim Data Mining handelt es sich um den Prozess der Entdeckung bisher unbekannter, nicht trivialer, praktisch nützlicher und interpretierbarer Erkenntnisse aus Rohdaten, die für die Entscheidungsfindung in verschiedenen Bereichen menschlichen Handelns erforderlich sind. Data Mining ist für Manager und Analysten in ihrer täglichen Arbeit von großem Wert. Unternehmer haben erkannt, dass sie mit Hilfe von Data-Mining-Methoden handfeste Wettbewerbsvorteile erzielen können.
Die Basis Moderne Technologie Data Mining (Discovery-driven Data Mining) basiert auf dem Konzept von Mustern, die Fragmente mehrdimensionaler Beziehungen in Daten widerspiegeln. Diese Muster stellen Muster dar, die Datenproben innewohnen und kompakt in einer für Menschen lesbaren Form ausgedrückt werden können. Die Suche nach Mustern erfolgt mit Methoden, die nicht durch a priori Annahmen über die Stichprobenstruktur und die Art der Verteilungen der Werte der analysierten Indikatoren eingeschränkt sind. In Abb. Abbildung 6.9 zeigt ein Diagramm der Datenkonvertierung mithilfe der Data-Mining-Technologie.
Reis. 10.
Grundlage für alle Arten von Prognosesystemen sind historische Informationen, die in Form von Zeitreihen in der Datenbank gespeichert werden. Wenn es gelingt, Vorlagen zu erstellen, die die Dynamik des Verhaltens von Zielindikatoren angemessen widerspiegeln, besteht die Möglichkeit, dass mit ihrer Hilfe das Verhalten des Systems in der Zukunft vorhergesagt werden kann. In Abb. Abbildung 10 zeigt den gesamten Zyklus der Nutzung der Data-Mining-Technologie.
Ein wichtiger Punkt des Data Mining ist die Nichttrivialität der gesuchten Muster. Das bedeutet, dass die gefundenen Muster nicht offensichtliche, unerwartete (unerwartete) Regelmäßigkeiten in den Daten widerspiegeln müssen, die das sogenannte verborgene Wissen darstellen. Geschäftsleute haben verstanden, dass „Rohdaten“ eine tiefe Wissensschicht enthalten, und wenn sie richtig ausgegraben werden, können echte Nuggets entdeckt werden, die im Wettbewerb genutzt werden können.
Dem Umfang des Data Mining sind keine Grenzen gesetzt – die Technologie kann überall dort eingesetzt werden, wo große Mengen beliebiger „Rohdaten“ vorhanden sind!
Erstens haben Data-Mining-Methoden das Interesse von Wirtschaftsunternehmen geweckt, die Projekte auf Basis von Data Warehouses (Data Warehousing) einsetzen. Die Erfahrung vieler solcher Unternehmen zeigt, dass die Rendite auf Daten verwenden Der Bergbau kann 1000 % erreichen. Es gibt Berichte über einen wirtschaftlichen Effekt, der 10-70-mal höher ist als die anfänglichen Kosten von 350.000 bis 750.000 Dollar. Es gibt Informationen über ein 20-Millionen-Dollar-Projekt, das sich in nur 4 Monaten amortisiert hat. Ein weiteres Beispiel sind die jährlichen Einsparungen von 700.000 Dollar durch die Implementierung von Data Mining in einer Supermarktkette im Vereinigten Königreich.
Microsoft hat offiziell angekündigt, seine Aktivitäten im Bereich Data Mining zu verstärken. Eine spezielle Microsoft-Forschungsgruppe unter der Leitung von Osama Fayyad und sechs eingeladene Partner (Angoss, Datasage, Epiphany, SAS, Silicon Graphics, SPSS) bereiten ein gemeinsames Projekt zur Entwicklung eines Datenaustauschstandards und von Tools zur Integration von Data Mining-Tools mit Datenbanken und Data Warehouses vor .
Data Mining ist ein multidisziplinäres Feld, das auf der Grundlage der Errungenschaften der angewandten Statistik, der Mustererkennung, der Methoden der künstlichen Intelligenz, der Datenbanktheorie usw. entstanden ist und sich weiterentwickelt (Abb. 11). Daher die Fülle an Methoden und Algorithmen, die in verschiedenen bestehenden Data-Mining-Systemen implementiert sind. [Herzog V.A. www.inftech.webservis.ru/it/datamining/ar2.html]. Viele dieser Systeme integrieren mehrere Ansätze gleichzeitig. Allerdings verfügt jedes System in der Regel über eine Schlüsselkomponente, auf die die Hauptwette gesetzt wird.
Es gibt fünf Standardtypen von Mustern, die mithilfe von Data-Mining-Methoden identifiziert werden: Assoziation, Sequenz, Klassifizierung, Clustering und Prognose.
Reis. elf. Anwendungsgebiete der Data-Mining-Technologie
Eine Assoziation entsteht, wenn mehrere Ereignisse miteinander in Zusammenhang stehen. Beispielsweise könnte eine in einem Computer-Supermarkt durchgeführte Studie zeigen, dass 55 % derjenigen, die einen Computer kaufen, auch einen Drucker oder Scanner kaufen, und wenn es für ein solches Set einen Rabatt gibt, kaufen sie in 80 % der Fälle einen Drucker. Wenn Manager Informationen über einen solchen Verband haben, können sie leicht beurteilen, wie effektiv der gewährte Rabatt ist.
Wenn es eine Kette zeitlich zusammenhängender Ereignisse gibt, dann spricht man von einer Abfolge. Beispielsweise wird nach einem Hauskauf in 45 % der Fälle innerhalb eines Monats ein neuer Küchenherd angeschafft, und innerhalb von zwei Wochen erwerben 60 % der neuen Bewohner einen Kühlschrank.
Mit Hilfe der Klassifikation werden Zeichen identifiziert, die die Gruppe charakterisieren, zu der ein bestimmtes Objekt gehört. Dies geschieht durch die Analyse bereits klassifizierter Objekte und die Formulierung einiger Regeln.
Clustering unterscheidet sich von der Klassifizierung dadurch, dass die Gruppen selbst nicht vordefiniert sind. Mithilfe von Clustering identifizieren Data-Mining-Tools unabhängig voneinander verschiedene homogene Datengruppen.
Statistikpakete
Die neuesten Versionen fast aller bekannten Statistikpakete enthalten neben traditionellen Statistikmethoden auch Elemente des Data Mining. Das Hauptaugenmerk liegt jedoch immer noch auf klassischen Methoden – Korrelation, Regression, Faktorenanalyse und anderen.Der Nachteil von Systemen dieser Klasse ist die Notwendigkeit einer speziellen Benutzerschulung. Sie stellen außerdem fest, dass leistungsstarke moderne Statistikpakete zu „schwer“ für den Masseneinsatz im Finanz- und Geschäftswesen sind.
Es gibt einen noch schwerwiegenderen grundlegenden Nachteil von Statistikpaketen, der ihre Verwendung im Data Mining einschränkt. Die meisten in den Paketen enthaltenen Methoden basieren auf einem statistischen Paradigma, bei dem die durchschnittlichen Merkmale der Stichprobe die Hauptakteure sind. Und diese Eigenschaften sind bei der Untersuchung realer komplexer Lebensphänomene oft fiktive Werte. Dieser äußerst wichtige Umstand muss bei der Analyse mehrdimensionaler Daten berücksichtigt werden.
Beispiele für die leistungsstärksten und am weitesten verbreiteten Statistikpakete sind SAS (SAS Institute), SPSS (SPSS), STATGRAPHICS (Manugistics), STATISTICA für WINDOWS, STADIA und andere. Diese Pakete können sowohl von kleinen und mittelständischen Unternehmen erfolgreich eingesetzt werden, als auch von großen Multi-Branchen-Unternehmen können sie in das gesamte Unternehmensnetzwerk integriert werden.
LEGCHAKOV K.E., Chefexperte für Außenwirtschaftsaktivitäten in einem russischen Staatsunternehmen, Doktorand der Fakultät für Statistik der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften der Moskauer Staatlichen Universität, benannt nach M.V. Lomonossow, [email protected]
Informations- und Managementsystem:
Definition und wirtschaftliches Wesen
In dem Artikel lenkt der Autor die Aufmerksamkeit des Lesers auf die Definition und das wirtschaftliche Wesen eines Informationsmanagementsystems (IMS) im 21. Jahrhundert. Der Artikel enthält eine Beschreibung der Elemente der Struktur eines durchschnittlichen statistischen Informationssystems, seines Platzes im einheitlichen Informationsraum der Organisation sowie der häufigsten Funktionalität des Informationssystems einer großen russischen Organisation, die auf der Grundlage von implementiert wird SAP ERP-Plattform
Kontrolle und Planung sind die am engsten miteinander verbundenen Managementfunktionen, die sich direkt auf den Management-Entscheidungsprozess (MDPM) in der Organisation auswirken. Ein moderner Manager in einem kleinen Unternehmen kann den Informationsfluss über den darin ablaufenden Geschäftsprozess bewältigen. Allerdings erfordern jene Funktionen, die recht spezifische Kenntnisse und Fähigkeiten erfordern und gleichzeitig durch einen großen Datenfluss gekennzeichnet sind, eine Automatisierung – seien es kleine Geschäfte mit eigenen Logistiksystemen; oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften mit Buchhaltungs- und Berichtssystemen; sowie die größten vertikal integrierten Holdinggesellschaften, bei denen es notwendig ist, viele Geschäftsprozesse zu steuern und zu planen und viele Managementfunktionen zeitnah und effizient auszuführen. Was können wir über Unternehmen wie Mitsubishi, Siemens usw. sagen, eine Art Analogon des japanischen Zaibatsu, an dem Hunderttausende Mitarbeiter beteiligt sind und gleichzeitig mehrere Unternehmen in verschiedenen Branchen betrieben werden?
Natürlich wird eine große Informationsebene, die Unternehmensmanager in PPSD verwenden, informell beschafft: Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden der Organisation, aus den Medien, über persönliche Kanäle. Zweifellos sind die aus solchen Quellen erhaltenen Informationen sehr nützlich, aber sie reichen nicht aus. Die Menge an Informationen, die die Organisation im Rahmen ihrer Aktivitäten selbst produziert, sowie die Geschwindigkeit ihrer Ausgabe, Verarbeitung und Analyse erfordern formale Mittel für die Arbeit damit.
Das Sammeln, Speichern, Verarbeiten, Analysieren, Nutzen und Schützen von Informationen sind die Hauptfunktionen, die Informationsmanagementsysteme in Unternehmen verschiedener Wirtschaftszweige erfüllen. Diese Systeme sollen die Arbeit der Menschen erheblich vereinfachen, einen erheblichen Teil der in der Produktion auftretenden Fehler (einschließlich solcher, die durch den menschlichen Faktor verursacht werden) beseitigen, die Qualität der Produkte (Dienstleistungen) verbessern und der Unternehmensleitung dabei helfen, Entscheidungen auf der Grundlage hochwertiger und qualitativ hochwertiger Produkte zu treffen zeitnahe Informationen über die Aktivitäten der gesamten Organisation als Ganzes. .
Das Informationsmanagementsystem „muss Informationen über die Vergangenheit, Gegenwart und erwartete Zukunft liefern.“ Es muss alle relevanten Ereignisse innerhalb und außerhalb der Organisation im Auge behalten. Der allgemeine Zweck von MIS besteht darin, die effektive Ausführung von Planungs-, Kontroll- und Produktionsfunktionen zu erleichtern. Ihre wichtigste Aufgabe besteht darin, den richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen.“ Eine der Hauptanforderungen an Informationsmanagementsysteme ist die zwingende Fokussierung auf den Benutzer des Systems, und der Grad der Aggregation der vom System erzeugten Informationen muss dem Verantwortungsgrad und der Rolle des Mitarbeiters im Unternehmen entsprechen, sei es ein IT-Serviceadministrator oder Generaldirektor.
Um ein Informationsmanagementsystem zu definieren, lohnt es sich, auf den internationalen Standard ISA-95 (The International Standard for the Integration of Enterprise and Control Systems) zurückzugreifen:
Das Informationsmanagementsystem (Information Management System, IMS oder MIS – Management Information System, oder Enterprise Resource Planning, ERP) ist eine Reihe von Komponenten, die Management-, Produktions- und Finanzinformationen für die Entscheidungsfindung vorbereiten und bereitstellen.
Viele Theoretiker und Praktiker im IT-Bereich geben natürlich ihre eigenen Definitionen, die dieses Konzept weitgehend präzisieren und erweitern. Beispielsweise wird in Lehrbüchern zur Wirtschaftsinformatik ein Informationssystem definiert als „ein System zum Sammeln, Übertragen, Verarbeiten, Speichern und Verteilen von Informationen an Verbraucher unter Verwendung von Computer- und Kommunikationsgeräten, Software und Wartungspersonal“.
Der Aufbau eines modernen IKS wiederum ist wie folgt (siehe Abb. 1).
Dabei handelt es sich zum einen um die Systemtechnische Infrastruktur (STI), die aus technologischer Sicht folgende Geräteunterklassen umfasst:
- Computerausrüstung– löst Infrastruktur- und Geschäftsprobleme und führt Datenverarbeitungsvorgänge durch.
- Speichersysteme– löst Infrastrukturprobleme und kümmert sich um die Datenspeicherung.
- Peripheriegeräte– befasst sich mit der Lösung geschäftlicher Probleme und der Dateneingabe/-ausgabe.
- Telekommunikationsausrüstung– Dies ist die Verbindung zwischen den Elementen des IMS, implementiert durch Telefonie, lokale Netzwerke, Intranet, Internet.
Zweitens ist dies das Informationssicherheits-Subsystem (ISS). In der Praxis handelt es sich um eine Reihe von Informationsschutztools.
Die dritte Grundkomponente ist die Software, die das IKS als Ganzes definiert. Software wird in allgemeine (System), instrumentelle und angewandte (spezielle) Software unterteilt. Allgemeine Software unterstützt den Betrieb von Geräten (einschließlich POIB) und anderer Software. Instrumental ist für die Entwicklung von Software bestimmt, die erforderlich ist, um das Funktionieren von Systemelementen sicherzustellen. Anwendungssoftware unterstützt wie allgemeine Software die Funktion von Geräten, jedoch auf der Ebene der Endbenutzerschnittstelle. Natürlich, in verschiedene Systeme Die Namen der Module sowie deren Funktionalität können variieren. Auch ihre Anzahl kann variieren. Dies sind jedoch in den meisten Systemen die wichtigsten.
Die drei oben genannten Elemente eines Informationssystems werden in der Literatur auch als Hardware-Software-Plattform bezeichnet.
Und natürlich ist das Hauptelement eine Gruppe von Schlüssel- und Endbenutzern (Mitarbeiter des Unternehmens und interessierte Dritte mit Zugriffsrechten auf das System).
Ein anderer fällt oft auf zusätzliches Element– IT-Dienstleistung. Dieser Dienst übernimmt die Funktion, die Leistung des gesamten IMS zu unterstützen und Systembenutzer zu unterstützen:
- Callcenter-Funktionen– Unterstützung der Benutzer bei Fragen der Organisation des Zugangs zum System, der Entgegennahme und Bearbeitung von Anfragen bei auftretenden Fragen und Problemen sowie deren Weiterleitung an den technischen Support;
- technische Supportfunktionen– Reparatur und Verbesserung einzelner Elemente des Systems, Bereitstellung zusätzlicher (Neu-)Entwicklungen für das System.
Viele Informationssysteme sind heutzutage offene Systeme. Die Integration mit verwandten und externen Systemen ist eine neue Stufe in der Entwicklung der Praxis der Arbeit mit IMS. Dank der Integration des IMS mit anderen Systemen sind die Informationen über die Aktivitäten der Organisation genauer und qualitativ hochwertiger geworden. Und Managemententscheidungen der Unternehmensleitung sind gerechtfertigter geworden.
Bei der Auswahl eines Managementsystems für ein Unternehmen muss das Management eine Reihe von Kriterien beachten. Bei Software ist dies die Einhaltung der Geschäftsanforderungen der Organisation; Marktanteil und erfolgreiche Implementierungserfahrung in Branchenorganisationen weltweit und in Russland; Leistung und Skalierbarkeit; Einhaltung der System- und technischen Anforderungen; Verfügbarkeit von Implementierungsdiensten und technische Unterstützung. Für STI und POIB – Geschwindigkeit der Datenoperationen; Systemausfallstatistiken; Erinnerungszeit. Das aus wirtschaftlicher Sicht aussagekräftigste Merkmal eines IMS sind die Gesamtbetriebskosten von CERs (Total Cost of Ownership – TCO).
Neben der betrachteten technologischen Klassifizierung eines Informationssystems nach ISA-95 kann das IMS auch unter dem Gesichtspunkt der funktionalen Klassifizierung betrachtet werden.
In der Theorie sprechen sie oft über die Informationsinfrastruktur eines Unternehmens und betonen dabei die strategischen, taktischen und operativen Ebenen des Managements. Jede Managementebene hat ihren eigenen Grad der Informationsaggregation.
In der Praxis ist das Konzept des „Single Information Space“ (SIS) einer Organisation allgemein akzeptiert. Das IMS wiederum ist nur Teil der UIP. Um sich eine Vorstellung vom Platz des IMS in einem einzelnen Informationsraum zu machen, ist daher eine Beschreibung erforderlich allgemeine Struktur UIP der Organisation (siehe Abb. 2).
Weltweit wird häufig eine zweistufige funktionale und organisatorische Klassifizierung von Informationssystemen verwendet, die Produktionssysteme und Geschäftssysteme umfasst. Erstere beantworten die Frage „Wo sind meine Rücklagen und was passiert mit ihnen?“, Letztere beantworten die Frage „Wie werden meine Rücklagen effektiv eingesetzt?“ .
Um den Unterschied zwischen diesen Systemklassen zu verstehen, ist es notwendig, sie nach einer Reihe von Kriterien zu analysieren. Unter dem Gesichtspunkt des Zeitintervalls arbeiten Produktionssysteme (Prozessleitsysteme als eine Klasse von Unternehmensinformationssystemen) in Echtzeit und Geschäftssysteme (ICS als Klasse) arbeiten periodisch, wobei es beim Empfang von Daten zu Zeitverzögerungen kommt und in der Verarbeitung. Entsprechend den Managementzielen: Produktionssysteme sind für die physische Bewegung von Beständen (Produkte, Ressourcen) und deren Verfolgung verantwortlich; Geschäftssysteme sind für die Analyse der wirtschaftlichen Komponenten der Produktion (z. B. Kosten, Rentabilität usw.) konzipiert. Übertrieben kann man sagen, dass ein automatisiertes Prozessleitsystem ein Mittel ist, es von der Seite der Maschine aus zu betrachten, und ein IMS ein Mittel ist, es von der Seite des Managements (Vorstands) des Unternehmens aus zu betrachten.
MIS (Informationsmanagementsysteme) Als Klasse von Informationssystemen umfasst:
- IAS (Informations- und Analysesysteme)– Informations- und Managementsysteme, die in einer bestimmten Häufigkeit und auf Anfrage analytische Informationen sammeln, aktualisieren, verarbeiten und bereitstellen sowie der Unternehmensleitung die Möglichkeit bieten, betriebliche Funktionsprozesse zu planen und zu verwalten.
- IMS P (Enterprise Information Management Systems):
- IMS PTP (Informations- und Kontrollsysteme für Produktions- und Technologieprozesse)– Informations- und Managementsysteme, die in einer bestimmten Häufigkeit und auf Anfrage Daten über Produktions- und Technologieprozesse sammeln, aktualisieren, verarbeiten und bereitstellen, einen Komplex von Produktions- und Technologieprozessen automatisieren und auch die Fähigkeit bieten, einen Komplex von Technologieprozessen zu verwalten an das Management und den IT-Service.
- IMS R (Ressourceninformationsmanagementsysteme)– Informations- und Managementsysteme, die mit einer bestimmten Häufigkeit und auf Anfrage Daten über Produktionsprozesse, einschließlich der Bewegung von Material, Personal, finanziellen Ressourcen und Informationen, sammeln, aktualisieren, verarbeiten und bereitstellen sowie die Fähigkeit zur Verwaltung grundlegender ( Produktionsprozesse im Unternehmen für das Management.
APCS ( automatisierte Systeme Prozessmanagement– Systeme bestehend aus Personal und einer Reihe von Mitteln zur Automatisierung ihrer Aktivitäten und zur Ausübung einer Kontrollwirkung auf technologische Prozesse) als Klasse von Informationssystemen umfasst:
- IASU TP (Integrierte automatisierte Prozessleitsysteme):
- ACS TP TO (Automatisierte Kontrollsysteme für technologische Prozesse technologischer Objekte)– automatisierte Prozessleitsysteme, die Daten zu einzelnen technologischen Prozessen des Unternehmens in Echtzeit sammeln, aktualisieren, verarbeiten und bereitstellen und dem Servicepersonal die Möglichkeit bieten, den technologischen Prozess und einzelne Funktionsprozesse direkt zu verwalten.
- SPB (Brandschutzsysteme)– Feuerlöschanlagen in Echtzeit.
- STM (Telemechaniksysteme)– Komponenten eines automatisierten Unternehmensprozesskontrollsystems, die einzelne Messwerte zu technologischen Prozessparametern in Echtzeit sammeln und bereitstellen und ohne menschliche Kontrolle arbeiten.
- ACS (automatische Kontrollsysteme)– Systeme zur automatischen Steuerung technologischer Prozesse eines Unternehmens, die in Echtzeit Daten sammeln, aktualisieren, verarbeiten und mithilfe des STM-Komplexes automatisch steuern und ohne menschliche Kontrolle arbeiten.
Betrachtet man das Unternehmen im Kontext der Theorie „Organisation als Organismus“, dann kann man in Bezug auf das EIP sagen, dass das MIS eine Art Gehirn und Nervensystem der Organisation ist.
Das Gesicht eines jeden Informationssystems ist seine Schnittstelle. In einem Informationsmanagementsystem handelt es sich dabei zunächst um funktionale (Anwendungs-)Module, über die der Nutzer in die virtuelle Welt seines Unternehmens gelangt und deren realen Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt widerspiegelt. Im modernen IMS, beispielsweise im heute populärsten SAP R/3-System, sind folgende Module vorhanden (siehe Abb. 3):
- Materialwirtschaft (MM)– Bestandsverwaltung (Supply). Das Modul umfasst die Funktionen der Verwaltung des gesamten Materialflusszyklus, beginnend mit deren Beschaffung, der internen Kontrolle der Lagerhaltung und endend mit der Kontrolle und Registrierung der Aktionen der gesamten Organisation bei der Verwendung von Materialien für die Herstellung von Endprodukten.
- Vertrieb (SD)– Verkauf und Vertrieb (Sales). Dieses Modul dient dem Verkauf und der Lieferung von Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens an Kunden und Geschäftspartner. Das Modul nutzt Informationen über Produkte und Debitoren.
- Produktionsplanung (PP)– Produktionsplanung (Produktion). Dieses Modul ist zur Unterstützung der Gesamtvolumenfunktion konzipiert industrielle Produktion und andere Veranstaltungen zu diesem Zweck der beste Weg Erfüllen Sie die aktuellen geplanten Umsatzniveaus (Umsatzplan und Prognosen) an der Schnittstelle der wichtigsten Geschäftsziele in Bezug auf Rentabilität, Wettbewerbsfähigkeit und Kundendienstzeitpläne. Eines der Hauptziele besteht darin, eine Produktionsrate zu schaffen, die das Ziel des Managements erreicht, die Kundennachfrage zu befriedigen und gleichzeitig die Lagerbestände und damit die Kosten der Organisation zu erhöhen oder zu verringern.
- Anlageninstandhaltung (PM) – Technischer Service und Gerätereparatur (Wartung). Unterstützt die Planung, Bearbeitung und Durchführung von Wartungsaufgaben. Ermöglicht die Optimierung des Reparaturplans, was wiederum die Kosten für die Nichteinhaltung von Produktions- und Verkaufsplänen senkt.
- Qualitätsmanagement (QM)- Qualitätskontrolle. Bietet die Möglichkeit, Qualitätsprüfungen in den Bereichen Beschaffung, Forschung, Produktion und Vertrieb durchzuführen und Testergebnisse für Käufer und Prüfpersonal zu verfolgen.
- Finanzbuchhaltung (FI)- Buchhaltung). Das Modul ist für die automatisierte Verwaltung und Berichterstattung konzipiert. Externe Berichterstattung, Gewinn- und Verlustberichterstattung, Bilanzen. Ausgaben- und Einnahmeströme werden innerhalb einer Organisation dargestellt. Enthält interne Berichte zu Kostenstellen.
- Anlagenbuchhaltung (AA)– Bilanzierung des Anlagevermögens. Das Modul bietet die Möglichkeit, Vermögenswerte zu erwerben, abzuschreiben, zu bewerten und abzuschreiben. Mit dem IMS können Sie den Kontrollprozess, einschließlich der Abschreibung von Vermögenswerten, automatisieren.
- Personalwesen (HR)- Personalmanagement. Das Modul ist für die Führung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Überwachung von Arbeitszeiten und die Organisation von Personaldaten konzipiert. Unterstützt die Planung und Steuerung von Personalaktivitäten.
- Branchenlösungen (IS)– Branchenlösungen. Heutzutage ist MIS skalierbar und flexibel und kann an die spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens angepasst werden. Beispiele: Luft- und Raumfahrt und Verteidigung, Banken, Telekommunikation.
- Projektsystem (PS)- Projektmanagement. Bietet die Möglichkeit, Projekte zu planen, zu verwalten und zu kalkulieren. Gemeinsame Aufgaben werden durch die Verwaltung von Ressourcen, verantwortlichen Personen und Geld innerhalb eines definierten Projektzeitplans und einer definierten Aufgabenbeziehung erledigt. Eine Art erweitertes Analogon Russisches System Projektexperte.
Natürlich kann es in modernen ICS mehr Module geben. Hier sind nur die wichtigsten aufgeführt.
So sieht im Allgemeinen ein Informationsmanagementsystem im 21. Jahrhundert aus. Der Unterschied zu älteren Varianten besteht darin, dass die Funktionalität stärker zerlegt ist und es dem Unternehmen ermöglicht, einen hohen Grad an Organisation der Daten aufrechtzuerhalten, die seine Aktivitäten charakterisieren. Aus wirtschaftlicher Sicht ist ein IMS ein Unternehmensvermögenswert, der durch den Bau geschaffen und in Betrieb gehalten wird, damit die Organisation ihre Geschäftstätigkeiten durchführen kann. eof
Stichworte: Informationsmanagementsystem, Enterprise Resource Planning (ERP)-System.
Managementinformationssystem: Definition und wirtschaftliche Essenz
Legchakov K.E., Chefexperte für internationale Wirtschaft in einem russischen Staatsunternehmen, Postgraduierter an der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften der Lomonossow-Universität Moskau, [email protected].
Zusammenfassung: In diesem Artikel lenkt der Autor die Aufmerksamkeit der Leser auf die Definition und das wirtschaftliche Wesen eines Managementinformationssystems (MIS) im 21. Jahrhundert. Der Artikel enthält eine Beschreibung der MIS-Strukturelemente, ihrer Position im integrierten Informationsraum eines Unternehmens sowie der in Russland am weitesten verbreiteten MIS-Funktionalität, basierend auf der SAP ERP-Plattform.
Schlüsselwörter: Managementinformationssystem, Enterprise Resource Planning (ERP).
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Ein umfassenderes Konzept eines Informationssystems wurde von William Davis und David Yen in ihrem Werk „The Information Systems Consultant's Handbook: Analysis and Design of Systems“ dargelegt. Im weitesten Sinne ist ein Informationssystem eine Reihe technischer, softwaretechnischer und organisatorischer Unterstützung sowie Personal, die darauf ausgelegt sind, den richtigen Personen zeitnah die richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen.
Das Bundesgesetz der Russischen Föderation vom 27. Juli 2006 (in der Fassung vom 6. April 2011), Nr. 149-FZ „Über Informationen, Informationstechnologien und Informationsschutz“, interpretiert den Begriff eines Informationssystems wie folgt: „ein Informationssystem.“ ist die Gesamtheit der in Datenbanken enthaltenen Informationen und Informationstechnologien sowie technischen Mittel, die deren Verarbeitung gewährleisten.
Ein Managementinformationssystem ist ein Software- und Hardwarekomplex zur Organisation des Informationsmanagementprozesses, der dabei hilft, Unternehmensprozesse innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens mit maximaler Genauigkeit zu verwalten.
Somit ist das Informationssystem eine Reihe funktionaler Strukturen, Informationen, mathematischer, technischer, organisatorischer und personeller Unterstützung, die zu einem System zusammengefasst sind einheitliches System zum Zwecke der Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe notwendige Informationen Managementfunktionen wahrzunehmen. Es bietet Informationsflüsse:
1. Informationsfluss von der externen Umgebung zum Managementsystem, bei dem es sich einerseits um einen Fluss regulatorischer Informationen handelt, der von Regierungsbehörden im Rahmen der Gesetzgebung geschaffen wird, und andererseits um einen Informationsfluss über die Marktbedingungen, der durch geschaffen wird Wettbewerber, Verbraucher, Lieferanten;
2. Informationsfluss vom Steuerungssystem zu Außenumgebung(Berichterstattung über Informationen, hauptsächlich Finanzinformationen an Regierungsbehörden, Investoren, Gläubiger, Verbraucher; Marketinginformationen an potenzielle Verbraucher);
3. Der Informationsfluss vom Managementsystem zur Einrichtung ist eine Reihe geplanter, regulatorischer und administrativer Informationen für die Umsetzung von Geschäftsprozessen;
4. Informationsfluss vom Objekt zum Managementsystem, der Buchhaltungsinformationen über den Zustand des vom Wirtschaftssystem verwalteten Objekts widerspiegelt (Rohstoffe, Materialien, Geld, Energie, Arbeitsressourcen, Fertigprodukte).
Informationssysteme Lösen Sie folgende Hauptaufgaben:
· Suche, Verarbeitung und Speicherung von Informationen, die sich über einen langen Zeitraum ansammeln und deren Verlust irreparabel ist. Computergestützte ICs sollen Informationen schneller und zuverlässiger verarbeiten, damit Menschen keine Zeit verschwenden, menschliche Zufallsfehler vermeiden, Kosten sparen und das Leben der Menschen komfortabler machen.
· Speicherung von Daten unterschiedlicher Struktur. Es gibt kein entwickeltes Informationssystem, das mit einer homogenen Datendatei arbeitet. Darüber hinaus besteht eine vernünftige Anforderung an ein Informationssystem darin, dass es sich weiterentwickeln kann. Es können neue Funktionen auftauchen, die zusätzliche Daten mit einer neuen Struktur erfordern. Gleichzeitig müssen alle zuvor gesammelten Informationen erhalten bleiben. Theoretisch kann dieses Problem durch die Verwendung mehrerer Dateien gelöst werden Externer Speicher, die jeweils Daten mit einer festen Struktur speichern. Je nachdem, wie das Dateiverwaltungssystem organisiert ist, kann es sich dabei um eine Dateidatensatzstruktur handeln oder um eine separate Bibliotheksfunktion, die speziell für dieses Informationssystem geschrieben wurde. Es sind Beispiele für tatsächlich funktionierende Informationssysteme bekannt, in denen die Datenspeicherung dateibasiert geplant war. Als Ergebnis der Entwicklung der meisten dieser Systeme wurde in ihnen eine separate Komponente identifiziert, bei der es sich um eine Art Datenbankverwaltungssystem (DBMS) handelt.
· Analyse und Prognose von Informationsflüssen verschiedene Arten und Typen, die sich in der Gesellschaft bewegen. Es werden Ströme mit dem Ziel untersucht, sie zu minimieren, zu standardisieren und für eine effiziente Verarbeitung auf Computern anzupassen, sowie die Merkmale von Informationsflüssen, die über verschiedene Kanäle der Informationsverbreitung fließen.
· Erforschung von Möglichkeiten zur Darstellung und Speicherung von Informationen, Erstellung spezieller Sprachen zur formalen Beschreibung von Informationen unterschiedlicher Art, Entwicklung spezieller Techniken zur Komprimierung und Kodierung von Informationen, Kommentieren umfangreicher Dokumente und deren Zusammenfassung. Im Rahmen dieser Richtung werden Arbeiten zum Aufbau großer Datenbanken entwickelt, die Informationen aus verschiedenen Wissensgebieten in einer für Computer zugänglichen Form speichern.
· Aufbau von Verfahren und technischen Mitteln zu deren Umsetzung, mit deren Hilfe Sie den Prozess der Informationsextraktion aus Dokumenten automatisieren können, die nicht für Computer bestimmt, sondern auf die menschliche Wahrnehmung ausgerichtet sind.
· Schaffung von Informationsabrufsystemen, die in natürlicher Sprache formulierte Abfragen an Informationsspeicher akzeptieren können, sowie spezielle Abfragesprachen für Systeme dieser Art.
· Schaffung von Netzwerken zur Speicherung, Verarbeitung und Übertragung von Informationen, einschließlich Informationsdatenbanken und Terminals , Verarbeitungszentren und Kommunikationseinrichtungen.
Die von Managementinformationssystemen gelösten Aufgaben werden maßgeblich durch den Tätigkeitsbereich, die Struktur und weitere Besonderheiten konkreter Unternehmen bestimmt. Gleichzeitig kann eine ungefähre Liste von Aufgaben, die ein Managementinformationssystem auf verschiedenen Ebenen der Unternehmensführung und für seine verschiedenen Dienstleistungen lösen soll, mittlerweile als allgemein anerkannt gelten. Die Hauptaufgaben, die Managementinformationssysteme lösen:
· Auf Führungsebene:
1. Bereitstellung von Informationen über die aktuelle Finanzlage des Unternehmens und Erstellung einer Prognose für die Zukunft;
2. Gewährleistung der Kontrolle über die Arbeit der Unternehmensdienste;
3. Gewährleistung einer klaren Koordination von Arbeit und Ressourcen;
4. Bereitstellung operativer Informationen über negative Trends, deren Ursachen und mögliche Maßnahmen zur Korrektur der Situation;
5. Erstellung eines vollständigen Bildes der Kosten des Endprodukts (der Dienstleistung) nach Kostenkomponenten.
· Auf der Ebene der Finanz- und Buchhaltungsdienstleistungen:
1. vollständige Kontrolle über den Geldverkehr;
2. Umsetzung der vom Management geforderten Rechnungslegungsgrundsätze;
3. zeitnahe Feststellung von Forderungen und Verbindlichkeiten;
4. Kontrolle über die Umsetzung von Verträgen, Kostenvoranschlägen und Plänen;
5. Kontrolle über die Finanzdisziplin;
6. Verfolgung der Bewegung der Lagerströme;
7. prompter Empfang ein vollständiger Satz Finanzberichtsdokumente.
· Auf Ebene der Produktionsleitung:
1. Kontrolle über die Ausführung von Produktionsaufträgen;
2. Überwachung des Zustands der Produktionsanlagen;
3. Kontrolle über technologische Disziplin;
4. Pflege von Dokumenten zur Unterstützung von Produktionsaufträgen (Zaunkarten, Laufkarten);
5. zeitnahe Ermittlung der tatsächlichen Kosten von Produktionsaufträgen.
· Auf der Marketing-Service-Ebene:
1. Kontrolle über die Vermarktung neuer Produkte;
2. Analyse des Absatzmarktes im Hinblick auf dessen Erweiterung;
3. Führung von Verkaufsstatistiken;
4. Informationsunterstützung für Preis- und Rabattrichtlinien;
5. Nutzung einer Datenbank mit Standardbriefen für den Postversand;
6. Kontrolle über die termingerechte Umsetzung der Lieferungen an den Kunden bei gleichzeitiger Optimierung der Transportkosten.
· Auf der Ebene der Liefer- und Vertriebsdienstleistungen:
1. Pflege von Datenbanken über Waren, Produkte, Dienstleistungen;
2. Planung von Lieferzeiten und Transportkosten;
3. Optimierung von Transportwegen und Transportmethoden.
· Auf Lagerbuchhaltungsebene:
1. Verwaltung einer mehrstufigen Lagerstruktur;
2. zeitnahe Suche nach Waren (Produkten) in Lagerhäusern;
3. optimale Platzierung in Lagerhäusern unter Berücksichtigung der Lagerbedingungen;
4. Revenue Management unter Berücksichtigung der Qualitätskontrolle;
5. Inventar.
Die spezifischen Aufgaben, die ein Managementinformationssystem lösen muss, hängen von dem Anwendungsbereich ab, für den das System gedacht ist: Banken, Produktionsmanagement, Medizin, Verkehr, Bildung usw.
Entwicklungstrends moderner Informationstechnologien führen zu einer stetigen Zunahme der Komplexität der in verschiedenen Bereichen erstellten Informationssysteme.
Die Vielfalt der mit Hilfe von Informationssystemen gelösten Probleme hat zur Entstehung vieler verschiedener Arten von Systemen geführt, die sich in den Konstruktionsprinzipien und den darin eingebetteten Regeln für die Verarbeitung von Informationen unterscheiden. Informationssysteme können nach verschiedenen Merkmalen klassifiziert werden.
Klassifizierung von Informationssystemen anhand der Aufgabenstruktur.
Es gibt drei Arten von Aufgaben, für die Informationssysteme erstellt werden:
· strukturiert (formalisiert);
· unstrukturiert (nicht formalisierbar);
· teilweise strukturiert.
Eine strukturierte (formalisierte) Aufgabe ist eine Aufgabe, bei der alle ihre Elemente und die Beziehungen zwischen ihnen bekannt sind. Eine unstrukturierte (nicht formalisierbare) Aufgabe ist eine Aufgabe, bei der es unmöglich ist, Elemente zu identifizieren und Verbindungen zwischen ihnen herzustellen.
Informationssysteme zur Lösung halbstrukturierter Probleme werden in zwei Typen unterteilt: solche, die Managementberichte erstellen, und solche, die sich hauptsächlich auf die Datenverarbeitung konzentrieren; Entwicklung möglicher Lösungsalternativen.
Klassifizierung des Marktes für Informationssysteme nach Systemgröße:
· Lokale Systeme (1C, BEST, Info – Buchhalter usw.);
· Kleine integrierte Systeme (Skala, Parus, Galaktika und andere);
· Mittelintegrierte Systeme (MFG-PRO und andere);
· Große integrierte Systeme (SAP/R3 andere).
Klassifizierung von Systemen, die auf der Klassifizierung von Geschäftsaufgaben basiert.
Prinzipien der Klassifizierung von Managementinformationssystemen:
1. Ebene des strategischen Managements (3 - 5 Jahre);
2. Niveau des mittelfristigen Managements (1 - 1,5 Jahre);
3. Ebene Betriebsführung(Monat – Quartal – Halbjahr);
4. Ebene der Betriebsführung (Tag – Woche);
5. Echtzeit-Kontrollebene.
Es gibt andere Arten der Klassifizierung von Informationssystemen. Sie wurden im Ausland entwickelt spezielle Programme Standards für Unternehmensmanagement-Informationssysteme: MRP-, MRP-II-, ERP-, ERP-II-Systeme.
MRP (Material Requirement Planning) ist ein System zur Planung des Bedarfs an Materialressourcen (stellt die erforderliche Menge an verbleibenden Materialien im Lager bereit). MRP-II (Manufacturing Resource Planning) – dient der Planung von Produktionsressourcen, d. h. Ressourcen, die zur Herstellung von Produkten verwendet werden.
ERP (Enterprise Resource Planning) – konzipiert für die Planung und Verwaltung von Material, Produktion und Personalressourcen. SAP R/3 ist ein ERP-System für Enterprise Resource Management oder SAP ER. ERP-II – konzipiert für die Verwaltung von Ressourcen und Außenbeziehungen von Unternehmen.
Informationssysteme zur Planung und Verwaltung verschiedener Ressourcen werden als integrierte Managementsysteme oder Unternehmensinformationssysteme bezeichnet.
Zu den Hauptkomponenten der in den Wirtschaftswissenschaften verwendeten Informationssysteme gehören: Hardware und Software, Geschäftsanwendungen und Informationssystemmanagement.
1. Hardware und Software von Informationssystemen:
· technische Mittel zur Informationsverarbeitung (Computer und Peripheriegeräte);
· System- und Servicesoftware (Betriebssysteme und Dienstprogramme);
· Anwendungssoftware für Bürozwecke (MS Office);
· Computernetzwerke(Kommunikationsgeräte, Netzwerksoftware und Netzwerkanwendungen);
· Datenbanken und Datenbanken.
2. Geschäftsanwendungen (Bewerbungsprogramme):
· lokale Informationssysteme (1C: Buchhaltung, Infin, Parus usw.);
· kleine Informationssysteme (1C: Enterprise, Parus, Galaxy usw.);
· mittlere Informationssysteme (PEOPLE SOFT, BAAN, SCALA usw.);
· integrierte Managementsysteme (ERP).
3. Das Management von Informationssystemen soll Unternehmensinformationsprozesse (Personalmanagement, Entwicklung, Qualität, Sicherheit, Betriebsführung usw.) verwalten und unterstützen.
Somit bestehen Informationssysteme aus drei Hauptkomponenten:
· Informationstechnologien (Computerhardware und -software, Telekommunikation, Daten);
· funktionale Subsysteme (Produktion, Buchhaltung und Finanzen, Vertrieb, Marketing, Personal) und Geschäftsanwendungen (Anwendungsprogramme zur Lösung geschäftlicher Probleme);
· Informationssystemmanagement (Personal, Benutzer, IS-Entwicklung, Finanzen).
Eines der Bindeglieder in Managementinformationssystemen ist die elektronische Dokumentenverwaltung. Die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements in einem Unternehmen ist eine sehr verantwortungsvolle Aufgabe und oft mit einer grundlegenden Änderung der im Unternehmen bestehenden Geschäftsprozesse verbunden. Im Großen und Ganzen ändert die Organisation mit der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements ihren Führungsstil.
Streng genommen sollte die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements nicht als Hommage an die Mode „fortschrittlicher Technologien“ erfolgen. Wenn ein Unternehmen erfolgreich ohne elektronisches oder sogar ohne Papierdokumentenmanagement arbeitet, ist es sehr unwahrscheinlich, dass die Installation elektronischer Dokumentenmanagementsysteme – eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (EDMS) – es effizienter macht. In diesem Fall können wir höchstwahrscheinlich nur über die Bequemlichkeit der Arbeit mit Dokumenten sprechen.
Wenn das Unternehmen jedoch folgende Probleme hat, reicht eine einfache Dokumentenspeicherung nicht aus und Sie sollten ernsthaft darüber nachdenken, die Arbeit mit Dokumenten und Geschäftsprozessen zu automatisieren:
· Es gibt einen großen Dokumentenfluss an eingehenden, ausgehenden und internen (offiziellen) Dokumenten, dessen Prüfung den Zeitaufwand für die Erledigung der Arbeiten erheblich erhöht.
· Treffen mit Führungskräften verschiedener Ebenen werden häufiger und dauern länger.
· Die Effizienz bei der Entscheidungsfindung und -umsetzung ist gering und nimmt ständig ab.
· Es wird problematisch, diejenigen zu finden, die für Verstöße gegen die Führungsdisziplin verantwortlich sind.
· Die Zahl der Meldeformulare nimmt zu.
· Es besteht das Problem der Informationslecks und der Verletzung von Geschäftsgeheimnissen.
Das Ignorieren der oben genannten Situationen oder der Versuch, diese Probleme ohne die Hilfe automatisierter Softwaresysteme zu lösen, führt zu noch schlimmeren Problemen.
Die Funktionen moderner EDMS sind sehr vielfältig. Sie lassen sich in erster Näherung in folgende Kategorien einteilen:
· Speicherung und Abruf von Dokumenten;
· Büro-Unterstützung;
· Weiterleitung und Kontrolle der Dokumentenausführung;
· Analyseberichte;
· Informationssicherheit;
· zusätzliche (spezifische) Funktionen.
Betrachten wir kurz die beliebtesten Funktionen aus den aufgeführten Kategorien:
Speicherung und Abruf von Dokumenten.
Die zentrale Speicherung von Dokumenten ist möglicherweise das einzige Ziel des Übergangs zum elektronischen Dokumentenmanagement. In diesem Zusammenhang lohnt es sich, auf den Anbieter des in einem bestimmten EDMS verwendeten Datenspeichers zu achten. Kann verwendet werden:
· Lotus Notes/Domino-Repositorys (z. B. BOSS-Referent, CompanyMedia);
· eigene Datenspeicherformate (EUFRAT-Document Flow);
Microsoft SQL Server in verschiedenen Editionen (Delo, DIRECTUM, DocsVision, LanDocs, etc.);
· Oracle (Atlas DOK, DOK PROF 2.0 usw.);
· gleichzeitige Unterstützung für MS SQL und Oracle (Delo, EUFRAT-Document Flow, FossDoc usw.);
· andere DBMS.
Zu den Funktionen zur Dokumentensuche gehören:
· Suche nach Attributen (Feldern) von Dokumenten;
· An Dokumente angehängte Dateien durchsuchen (Volltextsuche);
· komplexe Suche (mithilfe logischer Operationen).
Unterstützung im Büro- und Papierkram.
Die Unterstützung der Büroarbeit ist ein wichtiger Bestandteil arbeitsorientierter EDMS, sowohl in Behörden als auch in kommerziellen Organisationen. Zu den wichtigsten „Bürofunktionen“ gehören die folgenden:
· Vorlage des Dokuments in Form einer elektronischen Karte – ein Analogon der Registrierungskarte des Dokuments;
· Unterstützung für die Eingabe von Dokumenten in das System über einen Scanner;
· Führung einer Fallliste;
· Registrierung von Dokumenten, einschließlich der per E-Mail erhaltenen Dokumente;
· Verknüpfung ausgehender Briefe mit eingehenden;
· Unterstützung für Memos;
· mit Bürgerappellen arbeiten;
· mit Anwendungen arbeiten;
· Führen von Protokollen zur Registrierung und Abrechnung von Originaldokumenten in Papierform;
· Unterstützung für hierarchische Verzeichnisse.
Weiterleitung und Kontrolle der Dokumentenausführung.
Funktionen dieser Kategorie sind sowohl in großen als auch in kleinen Organisationen gefragt und ermöglichen Ihnen die Verwaltung des Dokumentenflusses im Unternehmen und die Kontrolle der Arbeitsausführung an Dokumenten. Zu den Hauptfunktionen dieser Kategorie gehören:
· Entwurf von Dokumentenrouten mit der Möglichkeit ihrer seriell-parallelen Ausführung;
· Unterstützung verschiedener Aktionen an Dokumenten während der Route: Genehmigung, Genehmigung, Beschlussfassung, Unterschrift usw.;
· Versenden von Dokumenten sowohl nach Standard-, zuvor entworfenen als auch nach freien Wegen, die der Benutzer bei der Erledigung einer Aufgabe definiert;
· Benachrichtigung der Mitarbeiter über den Eingang neuer Dokumente zur Ausführung;
· Benachrichtigung über die Fertigstellung der Streckenabschnitte;
· Unterstützung für die Versionierung von Dokumenten (Dokumententwürfe);
· Automatische Kontrolle der Fristen für die Dokumentenausführung.
Analytische Berichte.
In der Regel werden Berichte im EDMS für eine bestimmte Organisation erstellt. Es gibt jedoch auch allgemein anerkannte Berichte, wie zum Beispiel:
· Bericht über die aktuelle Beschäftigung der Mitarbeiter;
· Bericht über die Ausführung der Arbeiten gemäß den Unterlagen (Rückblick);
· Bericht über überfällige Bestellungen.
Informationssicherheit.
· Authentifizierung von Systembenutzern;
· Verteilung von Zugriffsrechten für Mitarbeiter-Benutzer des EDMS;
· elektronischer Support Digitale Unterschrift Unterlagen;
· Verschlüsselung von Briefen und Dokumenten;
· Führung des Verlaufs und der Statistiken der Arbeit mit Dokumenten;
· Prüfung der Benutzerarbeit im System.
Zusätzliche (spezifische) Funktionen.
Einige EDMS-Entwickler bieten eine Reihe spezifischer Funktionen an, die nur für dieses spezielle System gelten. Lotsia PDM Plus ist beispielsweise in CAD-Systeme integriert und unterstützt die Arbeit mit Konstruktionsdokumentationen. Das FossDoc-System kann in das Unternehmens-E-Mail-System FossMail desselben Entwicklers integriert werden. Interessant sind auch Lösungen, die eine Integration mit dem beliebten ERP-System 1C Enterprise bieten. Viele EDMS stellen ihre eigenen APIs für die Entwicklung neuer Funktionen „nach Maß“ bereit.
IN moderne Gesellschaft Managementinformationssysteme sind weit verbreitet. Sie erleichtern nicht nur die menschliche Arbeit durch die Automatisierung einiger Prozesse, sondern ermöglichen auch eine qualitativ neue Führung von Organisationen.
Moderne Methoden der Unternehmensführung erfordern fortschrittlichere technologische Lösungen. Andererseits bieten die Entwicklung von Informationstechnologien und Prinzipien zur Implementierung von Unternehmensinformationssystemen (IS) neue Möglichkeiten für die Unternehmensführung. Das sind wechselseitig bereichernde Prozesse.
Heutzutage werden Informationstechnologien in jeder Organisation eingesetzt. Darüber hinaus sind viele Managementmechanismen grundsätzlich nicht ohne den Einsatz von Informationstechnologie umsetzbar. Steuerungsfunktionen können sowohl mit Hilfe von Computern als auch ohne diese implementiert werden. Informationstechnologie ist eine breite Klasse von Disziplinen und Tätigkeitsbereichen im Zusammenhang mit Technologien zur Verwaltung und Verarbeitung von Daten, einschließlich der Nutzung von Computertechnologie. Heute dringen sie in das Wesen des Unternehmens vor – in die wichtigsten Funktions- und Managementprozesse. Informationstechnologien sind die Grundlage; ihre Hauptaufgabe besteht in der Unterstützung von Informationsprozessen.
Betrachten wir die Struktur der Informationen mit leitend Gesichtspunkten, die Beziehung zwischen Management und Informationsprozessen. Der Managementprozess kann als Informationsprozess dargestellt werden, der die externe Umgebung, das Objekt und das Unternehmensmanagementsystem verbindet (Abb. 1.5).
Aus der externen Umgebung erhält das Managementsystem einen Eingabestrom von Informationen, der regulatorische Informationen von gesetzgebenden Körperschaften, Informationen über den Markt, Wettbewerber, Verbraucher und Lieferanten enthält. Der ausgehende Informationsfluss vom Managementsystem zur externen Umgebung umfasst die Meldung von Finanzinformationen an Finanzbehörden, Investoren, Gläubiger sowie Marketinginformationen an potenzielle Verbraucher. Vom Kontrollsystem erhält das Kontrollobjekt einen Kontrollinformationsfluss, bei dem es sich um eine Reihe geplanter, normativer und administrativer Informationen zur Umsetzung von Geschäftsprozessen handelt. Vom Kontrollobjekt wird ein Informationsfluss an das Kontrollsystem gesendet Rückmeldung, die Informationen über den Zustand des Kontrollobjekts (Rohstoffe, Materialien, Geld, Energie, Arbeitsressourcen, fertige Produkte und erbrachte Dienstleistungen) als Ergebnis der Geschäftstätigkeit widerspiegelt.
Reis. 1.5.
Alle diese Informationsflüsse durchlaufen ein Informationssystem, das gemäß ISO/IEC 2382-1 definiert ist als „ein Informationsverarbeitungssystem, das mit organisatorischen Ressourcen wie Personen, Hardware und finanziellen Ressourcen zusammenarbeitet, die Informationen bereitstellen und verteilen.“ .“
Organisationsinformationssystem- Ego-Umgebung (eine Reihe interagierender Subsysteme), die durch die Verarbeitung und Übertragung von Informationen die zielgerichteten Aktivitäten der Organisation sicherstellt.
Das Informationssystem einer Organisation besteht aus Daten, Personal, einer Reihe angewandter, technologischer und technische Lösungen Informationsunterstützung für die Arbeit der Organisation gemäß den Regeln und Konzepten bereitzustellen, die durch die Mission und Strategie der Organisation, ihr Geschäftsmodell und ihre Managementansätze definiert sind.
Information (automatisiert) Verwaltungs-Systeme - ist ein zusammenhängendes Set aus Hardware, Software, Informationsressourcen, sowie Managementdienstleistungen, die Lösungen für Probleme bei der Verwaltung eines Objekts oder Prozesses gemäß einem vorgegebenen Ziel, der Durchführung von Informationsprozessen und der Lösung analytischer Probleme zur Vorbereitung und Treffen von Managemententscheidungen bieten.
Auch berücksichtigt IT-Infrastruktur der Organisation Dazu gehören Informationen (Daten, Informationen, Wissen, die entsprechend organisiert und im Computerspeicher gespeichert sind und in Informationssystemen zirkulieren, die dazu dienen, den Informationsbedarf der Benutzer zu decken), Software (spezialisierte Software) und technische Infrastruktur (Hardware, Telekommunikation). Informationsinfrastruktur des Unternehmens - Dabei handelt es sich um ein in einem Unternehmen bestehendes System von Informationsflüssen zwischen einzelnen Benutzern und Abteilungen auf verschiedenen Ebenen der Organisationshierarchie. Somit ist die IT-Infrastruktur ein unterstützender Teil des Informationssystems der Organisation und dient den funktionalen Subsystemen und Managementsystemen der gesamten Organisation.
Es ist notwendig, den Umfang der Managementprobleme zu ermitteln, die mithilfe von Computertechnologie gelöst werden können. Betrachten wir das Subjekt-Objekt-Prinzip der Zerlegung und Zusammensetzung eines Systems (einer Organisation) basierend auf Feedback und die Rolle von IS bei der Umsetzung von Unternehmensaktivitäten. In Abb. Abbildung 1.6 zeigt die Rolle des IS bei der Organisation der Aktivitäten des Managementobjekts (verwaltetes System, normale Mitarbeiter) und des Managementsubjekts (Leitungsorgan, Organisationsmanagementsystem). Moderne Informationssysteme bieten sowohl informative als auch analytische Unterstützung für die Durchführung der Haupt- und Nebenprozesse der Unternehmenstätigkeit sowie für das Funktionieren seines Managementsystems.
Reis. 1.6.
Im Bereich Management unterstützen Informationssysteme die Funktionsfähigkeit des Managementsystems als Ganzes in allen Bereichen des vertikalen Managements, auf Führungsebenen – vom strategischen bis zum operativen Management, sowie in den Hauptbereichen des horizontalen Managements (Implementierung funktionaler Teilsysteme). und Hauptrichtungen der Managementaktivitäten der Organisation).
In der Praxis gibt es unterschiedliche Arten von Informationssystemen, die bei der Vorbereitung und Entscheidungsfindung von Managemententscheidungen eingesetzt werden.
Informationssysteme können nach den von ihnen ausgeführten Funktionen, den durch den Verwaltungsmechanismus implementierten Funktionen (Unterstützung einzelner oder mehrerer Verwaltungsfunktionen sowie Unterstützung des gesamten Verwaltungszyklus) usw. klassifiziert werden.
Die terminologische Vielfalt in den Bezeichnungen von Informationssystemen für unterschiedliche Zwecke, die sich historisch beim Einsatz von Informationstechnologien im Management entwickelt hat, ist maßgeblich auf die fragmentarische Identifizierung einzelner Tätigkeitsbereiche, Funktionen und Managementaufgaben der Organisation zurückzuführen, die mit der Nutzung von Informationen gelöst werden Technologien. Die wichtigsten Klassifizierungskriterien und die damit verbundene Terminologie im Namen von IP für verschiedene Zwecke, die sich in der Praxis der IP-Erstellung entwickelt hat, sind wie folgt:
- nach Art des Kontrollobjekts, das als Automatisierungsobjekt in einem Projekt zur Erstellung eines IS für einen bestimmten Zweck fungiert (z. B. automatisierte Prozessleitsysteme – automatisierte Prozessleitsysteme, automatisierte Prozessleitsysteme – automatisierte Unternehmensmanagementsysteme usw.);
- Hervorhebung des durch IS unterstützten Funktionsbereichs des Managements (Finanz-IS, Personalmanagementsysteme, Marketinginformations- und Analysesysteme, automatisiertes Lagersystem usw.); Wir nennen Informationssysteme dieser Klasse domänenorientiert (angewandt, modular);
- implementierte Managementfunktionen und -aufgaben (Buchhaltungssysteme, Controlling, Planungssysteme, Versandräume, Betriebsführungssysteme usw.);
- der Grad der Beteiligung von Informationstechnologien an der Entwicklung von Managementeinflüssen. Die Entwicklung von Managementeinflüssen und Managemententscheidungen kann sowohl mit Beteiligung der Informationstechnologie als auch ohne erfolgen. Nach dem Automatisierungsgrad und der Beteiligung von Informationstechnologien an der Umsetzung von Managementeinflüssen werden sie unterschieden automatische Systeme Kontrolle (ohne menschliches Eingreifen); automatisierte Kontrollsysteme (begrenzte menschliche Beteiligung, normalerweise als Dispatcher), Informationsmanagement-Kontrollsysteme (eine Person trifft eine Entscheidung auf der Grundlage der vom IS bereitgestellten Informationen), Mensch-Maschine-Systeme (die signifikante Präsenz einer Person als aktives Element von der Management- und Entscheidungsprozess, die Entwicklung von Managementeinflüssen und Entscheidungen werden als Ergebnis von Mensch-Computer-Interaktionsverfahren durchgeführt);
- Steuerungsdynamik: Echtzeit-Steuerungssysteme, aktuelle Steuerung (die Reaktionszeit des Steuerungssystems ist unbedeutend, die Analyse des Zustands des Steuerungsobjekts und die Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen erfolgen mit einer leichten Zeitverzögerung), strategische Steuerung (das System (Kontrollobjekt) wird über ein ausreichend großes Zeitintervall iterativ vom aktuellen Zustand zum gewünschten Ziel überführt.
Lassen Sie uns weiter überlegen allgemeine Probleme Integration einzelner IS-Komponenten innerhalb einer Organisation sowie Interaktion von IS verschiedener Klassen. Verschiedene Arten Systeme weisen innerhalb der Organisation gegenseitige Abhängigkeiten auf. Organisationsmanagement-Informationssysteme sind multifunktional und modular aufgebaut. Auch unterschiedliche Systemtypen können untereinander Daten austauschen. In diesem Fall kann ein Informationsaustausch zwischen Systemen stattfinden, die in unterschiedlichen Funktionsbereichen tätig sind.
Informationssysteme verschiedener Klassen sind auf unterschiedliche Weise an der Unterstützung grundlegender Managementfunktionen beteiligt. Historisch gesehen wurden die ersten im Management erstellt und verwendet Transaktions-IP(Transaktionsverarbeitungssysteme) zur Durchführung und Steuerung der Ausführung von Transaktionen (Einzeloperationen). Transaktionsverarbeitungssysteme sind die Hauptlieferanten von Informationen an andere Systeme, die wiederum Informationen an nachgelagerte Systeme weitergeben können. Computer Anwendungen. Um regelmäßig Informationen über den Stand der Dinge in einem Unternehmen zu erhalten, konzentrieren Informationssysteme alle Informationen über grundlegende Vorgänge in speziellen Datenbanken (Informationsverarbeitungs- und Speichersysteme) und stellen den Managern in regelmäßigen Abständen verschiedene Berichte zur Verfügung (daher werden solche Informationssysteme oft als Buchhaltung bezeichnet). Systeme). Im Laufe der Zeit tauchen in Informationsverarbeitungs- und Speichersystemen Berechnungsmodule auf, die einzelne Aufgaben und Funktionen der betrieblichen Planung (Produktion, Finanzen etc.) umsetzen. Solche Informationssysteme unterstützen lokale Funktionen der Planung, Steuerung und Betriebsführung. Moderne Transaktionsinformationssysteme im Management sind technologische Unterstützung für die Funktionen der Betriebsführung und -steuerung.
Die Aufgabe, das Management einer Organisation mithilfe eines Informationssystems zu verbessern, kann als Erhöhung der kontrollierten Informationen angesehen werden. Managementinformationen sind nicht nur Informationen produktionstechnischer Natur, die aus verschiedenen Funktionsbereichen der Organisation stammen, sondern auch Informationen rund um das Unternehmen, Informationen aus dem wirtschaftlichen Umfeld, in dem das Unternehmen tätig ist, die schwach strukturiert sind. Um Managemententscheidungen zu treffen, sind außerdem Informationen und Wissen von Experten erforderlich. Unter modernen Bedingungen der Organisationstätigkeit erweitern sich die Grenzen kontrollierter interner und externer Managementinformationen. Um die Entscheidungsfindung des Managements zu unterstützen, reichen Transaktionssysteme, die auf die Ausführung von Operationen und gut regulierte Geschäftsprozesse ausgerichtet sind, nicht aus. Informations- und Analysesysteme (IAS) und Entscheidungsunterstützungssysteme (DSS) basieren auf einem anderen Prinzip und verwenden spezielle Technologien zum Sammeln, Speichern und Analysieren von Informationen aus verschiedenen Teilen des Buchhaltungssystems und der externen Umgebung in einem einzigen zentralen Repository des Unternehmens und analytische Technologien, die den Prozess der Entwicklung von Managemententscheidungen unterstützen (ausführlicher in Kapitel 3 besprochen). Transaktionale Systeme entwickeln sich zu DSS.
Informations- und Analysesysteme kombinieren Sie das Kontrollorgan und die Systeme)“ Analyse. Die Entscheidungsunterstützungstechnologie unterscheidet sich von der Managementtechnologie – sie basiert auf der Aufbereitung von Informationen auf der Grundlage von Modellen, mit deren Hilfe anschließend Managemententscheidungen getroffen werden. Das Informations- und Analysesystem untersucht die externe Umgebung Es gibt zwei Arten von Faktoren: unabhängige Faktoren, die nicht durch das Managementsystem beeinflusst werden können, und kontrollierbare Faktoren, die Managemententscheidungen darstellen.
Der aktuelle Entwicklungsstand von Managementkonzepten und IS von Organisationen unterstützt eher einen vollständigen, geschlossenen Managementzyklus als einzelne Managementfunktionen. Es entstehen Organisationsmanagementsysteme, die sich auf die Unterstützung eines geschlossenen Managementzyklus konzentrieren (Organiswerden in Kapitel 2 besprochen).