Was ist E-Mail? In der modernen Geschäftswelt ist das:

• Dein Gesicht. Mithilfe von E-Mails können Sie in den Augen der Gegenpartei ein positives Bild erzeugen oder den ersten Eindruck verderben.
• Ihr Arbeitsgerät. Ein Großteil der Kommunikation mit der Außenwelt erfolgt über E-Mail. Wenn Sie also dieses Instrument beherrschen, können Sie Ihr Leben viel einfacher machen.
• Eine starke Ablenkung. Die Außenwelt versucht, Sie per E-Mail zu erreichen, abzulenken und in die Irre zu führen.

Von diesen Positionen aus werden wir die Zusammenarbeit betrachten per E-Mail. Beginnen wir mit etwas Einfachem.

Einen Brief formatieren

Ich verwende Post Mozilla-Client Thunderbird, also verwende ich es als Beispiel. Lassen Sie uns einen neuen Brief erstellen und die Liste der Felder von oben nach unten durchgehen.

An wen. Kopieren. Versteckte Kopie

Einige wissen es vielleicht nicht, aber „An“ in Mozilla kann in „Cc“ oder „Bcc“ geändert werden.

• An wen: Wir schreiben den Hauptempfänger oder mehrere Empfänger durch ein Semikolon getrennt.
• Kopieren: Wir schreiben an jemanden, der den Brief lesen soll, von dem wir aber keine Reaktion erwarten.
• Versteckte Kopie: Wir schreiben an jemanden, der den Brief lesen soll, den anderen Empfängern des Briefes aber unbekannt bleiben soll. Es eignet sich besonders für den Massenversand von Geschäftsbriefen, beispielsweise Benachrichtigungen.

Falsch V massen Versendung Geben Sie Empfänger mithilfe der Felder „Kopieren“ oder „An“ an. Mehrmals im Jahr erhalte ich Briefe, in denen im Feld „Cc“ 50–90 Empfänger aufgeführt sind. Es liegt eine Verletzung der Privatsphäre vor. Nicht alle Ihre Empfänger müssen wissen, mit wem Sie sonst noch an einem ähnlichen Thema zusammenarbeiten. Es ist gut, wenn das Leute sind, die sich kennen. Was ist, wenn auf der Liste konkurrierende Unternehmen stehen, die nichts voneinander wissen? Sie müssen mindestens auf unnötige Erklärungen vorbereitet sein und höchstens auf die Beendigung der Zusammenarbeit mit einem von ihnen. Nicht so.

Betreff des Briefes

Professionelle Mailing-Dienste schreiben in ihren Unternehmensblogs oft (manchmal sinnvoll) über die Bedeutung der E-Mail-Betreffzeile. Am häufigsten sprechen wir jedoch von Verkaufsbriefen, bei denen der Betreff des Briefes das Problem „Die E-Mail sollte geöffnet werden“ löst.

Wir besprechen die tägliche Geschäftskorrespondenz. Hier löst das Thema das Problem „Der Brief und sein Autor sollten leicht identifiziert und dann gefunden werden.“ Darüber hinaus wird Ihr Fleiß in Form von Karma zahlreicher Antwortbriefe, nur mit Präfixen, zu Ihnen zurückkehren Re: oder FWD, unter denen Sie nach dem gewünschten Buchstaben zum Thema suchen müssen.

Zwanzig Briefe sind der Umfang der eintägigen Korrespondenz eines mittleren Managers. Ich spreche überhaupt nicht von Unternehmern und Geschäftsinhabern, deren Anzahl an Briefen manchmal bei 200 und mehr pro Tag liegt. Deshalb noch einmal: Senden Sie keine E-Mails mit einem leeren Betreff.

Wie formuliert man also die Betreffzeile einer E-Mail richtig?

Fehler Nr. 1 : Nur der Firmenname im Betreff. Zum Beispiel „Sky“ und das war’s. Erstens sind Sie wahrscheinlich nicht der Einzige in Ihrem Unternehmen, der mit dieser Gegenpartei kommuniziert. Zweitens bringt ein solches Thema keine Bedeutung, da der Name Ihres Unternehmens bereits aus der Adresse ersichtlich ist. Drittens: Ratet mal, wie euer eigenes Postfach mit diesem Korrespondenzansatz aussehen wird? Etwas wie das.

Ist es bequem, nach solchen Themen zu suchen?

Fehler Nr. 2 : auffällige, verkaufende Schlagzeile. Es ist großartig, wenn Sie wissen, wie man solche Schlagzeilen schreibt. Aber ist es sinnvoll, diese Fähigkeiten in der Geschäftskorrespondenz einzusetzen? Denken Sie an den Zweck einer geschäftlichen E-Mail-Betreffzeile: nicht um zu verkaufen, sondern um Identifikation und Suche zu ermöglichen.

Text des Briefes

Es gibt viele Anleitungen zum Schreiben von Texten verschiedene Fälle Leben. Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin und andere Meister der Worte verfügen beispielsweise über viele nützliche Informationen. Ich rate Ihnen, ihre Artikel zu lesen, zumindest um die allgemeine Lese- und Schreibkompetenz zu verbessern und den allgemeinen Stil der schriftlichen Rede zu verbessern.

Beim Schreiben eines Briefes müssen wir nacheinander mehrere Entscheidungen treffen.

Eine Frage der Höflichkeit . Zu Beginn des Briefes können Sie in Höflichkeiten oder sogar Zärtlichkeit verschmelzen, im Sinne von „Mein lieber Rodya, es ist mehr als zwei Monate her, seit ich schriftlich mit Ihnen gesprochen habe, worunter ich selbst gelitten habe und teilweise sogar nicht geschlafen habe.“ Nächte, Nachdenken.“ Sehr höflich und sehr kostspielig, sowohl im Hinblick auf die Zeit, eine solche Einleitung zu schreiben, als auch im Hinblick auf die Zeit des Gesprächspartners, sie zu lesen. Korrespondenz ist ein Geschäft, erinnern Sie sich? Kein Briefaufsatz für einen Wettbewerb oder ein Brief an Raskolnikows Mutter, sondern eine Geschäftskorrespondenz.

Wir respektieren unsere Zeit und die des Empfängers!

Es macht nur Sinn, sich im ersten Brief nach einem flüchtigen Treffen auf einer Messe vorzustellen und an die Umstände Ihrer Bekanntschaft zu erinnern. Wenn es sich um eine Fortsetzung der Zusammenarbeit oder eine laufende Korrespondenz handelt, schreiben wir im ersten Brief des Tages: „Hallo, Ivan“, im zweiten und den folgenden: „Ivan, ...“.

Appellieren . Mich beschäftigt schon immer die Frage, an wen man sich in einem Brief wenden soll, wenn es mehrere Empfänger gibt. Kürzlich habe ich einen Brief an drei Mädchen namens Anna geschrieben. Ohne Zweifel schrieb ich „Hallo, Anna“ und machte mir keine Sorgen. Aber so viel Glück ist nicht immer der Fall.

Was ist, wenn es drei oder sogar sieben Empfänger gibt und diese nicht denselben Namen haben? Sie können sie namentlich auflisten: „Guten Tag, Rodion, Pulcheria, Avdotya und Pjotr ​​Petrowitsch.“ Aber es ist lang und braucht Zeit. Sie können schreiben: „Hallo, Kollegen!“

Für mich selbst wende ich die Regel an, die Person im „An“-Feld namentlich anzusprechen. Und kontaktieren Sie die Personen in der Kopie überhaupt nicht. Diese Regel ermöglicht es Ihnen auch, den Adressaten des Briefes und den Zweck dieses Briefes genauer zu bestimmen (einen!).

Zitat . Oftmals handelt es sich bei der Korrespondenz um eine Kette von Briefen mit Fragen und Antworten – kurz gesagt, um einen Dialog. Es gilt als bewährte Vorgehensweise, den Korrespondenzverlauf nicht zu löschen und Ihre Antwort an den Anfang des zitierten Textes zu schreiben, damit Sie, wenn Sie eine Woche später zu dieser Korrespondenz zurückkehren, den Dialog problemlos von oben nach unten und nach Datum absteigend lesen können.

Aus irgendeinem Grund ist die Standardeinstellung in Mozilla „Cursor nach zitiertem Text platzieren“. Ich empfehle, es im Menü „Extras“ → „Optionen“ zu ändern Konto» → „Entwurf und Adressierung“. Es muss so sein.

Zweck des Briefes . Es gibt zwei Arten von Geschäftsbriefen:

• wenn wir den Gesprächspartner lediglich informieren (z. B. einen Bericht über die für den Monat geleistete Arbeit);
• und wenn wir etwas vom Gesprächspartner wollen. Beispielsweise damit er die beigefügte Rechnung zur Zahlung freigibt.

In der Regel gibt es um ein Vielfaches mehr Aufmunterungsbriefe als Meldebriefe. Wenn wir beim Gesprächspartner etwas erreichen wollen, ist es sehr wichtig, dies in einem Brief im Klartext zu sagen. Der Aufruf zum Handeln sollte mit einem Namen versehen sein und der letzte Satz im Brief sein.

Falsch : „Porfiry Petrowitsch, ich weiß, wer die alte Frau zu Tode gehackt hat.“

Rechts : „Porfiry Petrovich, ich habe die alte Frau zu Tode gehackt, bitte ergreifen Sie Maßnahmen, um mich zu verhaften, ich habe das Leiden satt!“

Warum sollte der Korrespondent für Sie darüber nachdenken, was mit diesem Brief geschehen soll? Schließlich könnte er die falsche Entscheidung treffen.

Unterschrift im Text . Sie muss sein. Darüber hinaus haben Sie bei allen E-Mail-Clients die Möglichkeit, eine automatische Signaturersetzung zu konfigurieren, beispielsweise das klassische „Mit freundlichen Grüßen …“. In Mozilla erfolgt dies im Menü „Extras“ → „Kontooptionen“.

Ob Kontakte in die Signatur geschrieben werden oder nicht, ist für jeden eine persönliche Angelegenheit. Wenn Sie jedoch in irgendeiner Weise mit dem Verkauf zu tun haben, schreiben Sie unbedingt. Auch wenn der Deal aufgrund der Kommunikation nicht zustande kommt, werden Sie in Zukunft über die Kontakte aus der Signatur leicht gefunden.

Zum Schluss noch eine Funktion des Briefkörpers für diejenigen Gesprächspartner, die Ihre Briefe nicht beantworten möchten (können, wollen, keine Zeit haben). Bitte geben Sie die Standardeinstellung im Text des Briefes an. Zum Beispiel: „Porfiry Petrowitsch, wenn Sie nicht vor Freitag 12:00 Uhr kommen, um mich zu verhaften, betrachte ich mich als amnestiert.“ Natürlich muss die Deadline real sein (den Text aus dem Beispiel solltest du nicht am Freitag um 11:50 Uhr verschicken). Der Empfänger muss körperlich in der Lage sein, Ihren Brief zu lesen und darauf zu reagieren. Ein solches „Schweigen“ entbindet Sie von der Verantwortung für die Nichtantwort des Gesprächspartners. Wie immer müssen Sie die Verwendung dieser Funktion mit Bedacht angehen. Wenn jemand rechtzeitig und regelmäßig auf Ihre Briefe antwortet, kann ein solches Ultimatum ihn, wenn nicht sogar beleidigend, ein wenig belasten oder zu der Entscheidung führen, den Brief nicht jetzt zu beantworten, sondern Sie zu zwingen, bis Freitag zu warten.

Anhänge

Briefen sind oft Anhänge beigefügt: Lebensläufe, Geschäftsvorschläge, Kostenvoranschläge, Zeitpläne, Scans von Dokumenten – sehr handliches Werkzeug und gleichzeitig eine Quelle beliebter Fehler.

Fehler : riesige Investitionssumme. Ich erhalte oft E-Mails mit Anhängen von bis zu 20 MB Größe. In der Regel handelt es sich hierbei um Scans einiger Dokumente im TIFF-Format mit einer Auflösung von 600dpi. Mailprogramm Der Korrespondent wird mit ziemlicher Sicherheit einige Minuten lang festsitzen und vergeblich versuchen, eine Vorschau dieses Anhangs zu laden. Und Gott bewahre, dass der Empfänger versucht, diesen Brief auf einem Smartphone zu lesen ...

Ich persönlich lösche solche Briefe sofort. Sie möchten nicht, dass Ihre E-Mail vor dem Lesen im Papierkorb landet? Überprüfen Sie die Höhe der Investition. Es wird empfohlen, dass die Größe nicht mehr als 3 MB beträgt.

Was tun bei Überschreitung?

• Versuchen Sie, Ihren Scanner auf ein anderes Format und eine andere Auflösung umzukonfigurieren. Beispielsweise erzeugen PDF und 300 dpi gut lesbare Scans.
• Denken Sie an Programme wie WinRar-Archiver oder 7zip. Einige Dateien werden perfekt komprimiert.
• Was tun, wenn der Anhang riesig ist und Sie ihn nicht komprimieren können? Beispielsweise wiegt eine fast leere Buchhaltungsdatenbank 900 MB. Cloud-Informationsspeicher werden Abhilfe schaffen: Dropbox, Google Drive und dergleichen. Einige Dienste wie Mail.ru wandeln große Anhänge automatisch in Links um Cloud-Speicher. Da ich meine in der Cloud gespeicherten Informationen jedoch lieber selbst verwalte, begrüße ich die Automatisierung durch Mail.ru nicht.

Und noch eine nicht ganz offensichtliche Empfehlung zu Investitionen – ihre Name . Es muss für den Empfänger verständlich und akzeptabel sein. Einmal bereiteten wir in der Firma ein kommerzielles Angebot im Namen von ... vor, es sei Fjodor Michailowitsch Dostojewski. Ich erhielt einen Brief vom Manager mit einem CP-Entwurf zur Genehmigung, und der Anhang enthielt eine Datei mit dem Namen „ForFedi.docx“. Der Manager, der mir das geschickt hat, hatte einen Dialog, der ungefähr so ​​​​lief:

Sehr geehrter Manager, sind Sie persönlich bereit, sich diesem angesehenen Mann zu nähern und ihn ins Gesicht Fedya zu nennen?

Irgendwie, nein, er ist ein angesehener Mann, jeder nennt ihn beim Vornamen und Vatersnamen.

Warum haben Sie den Anhang „Für Fedi“ genannt? Wenn ich es ihm jetzt schicke, glauben Sie, dass er mit diesem CP Äxte von uns kaufen wird?

Ich wollte es später umbenennen ...

Warum eine Zeitbombe vorbereiten – Ablehnung potenziellen Kunden- oder sich durch das Umbenennen der Datei zusätzliche Arbeit machen? Warum den Anhang nicht gleich richtig benennen: „Für Fjodor Michailowitsch.docx“ oder noch besser – „KP_Sky_Axes.docx“.

Wir haben E-Mails also mehr oder weniger als „Gesicht“ aussortiert. Kommen wir nun dazu, E-Mail als Werkzeug für effektives Arbeiten zu betrachten und über ihre Ablenkungskomponente zu sprechen.

Arbeiten mit Buchstaben

E-Mail ist eine starke Ablenkung. Wie jede Ablenkung muss auch mit E-Mails durch strengere Regeln und die Einführung von Arbeitsplänen umgegangen werden.

Sie müssen mindestens ALLE Benachrichtigungen über eingehende E-Mails deaktivieren. Wenn der E-Mail-Client standardmäßig konfiguriert ist, werden Sie benachrichtigt und Tonsignal, und das Symbol neben der Uhr blinkt und eine Vorschau des Briefes wird angezeigt. Mit einem Wort, sie werden alles tun, um Sie zunächst von der mühsamen Arbeit loszureißen und Sie dann in den Abgrund ungelesener Briefe und ungelesener Mailings zu stürzen – minus ein oder zwei Stunden Ihres Lebens.

Manche Menschen verfügen über eine starke Willenskraft, die es ihnen ermöglicht, sich nicht von Benachrichtigungen ablenken zu lassen, aber normale Menschen sind besser dran, das Schicksal nicht herauszufordern und sie abzuschrecken. In Mozilla Thunderbird erfolgt dies über das Menü „Extras“ → „Einstellungen“ → „Allgemein“ → „Wenn neue Nachrichten erscheinen“.

Wenn keine Benachrichtigungen vorliegen, wie können Sie dann erkennen, dass ein Brief angekommen ist?

Sehr einfach. Sie selbst nehmen sich bewusst Zeit, Ihre E-Mails zu analysieren, Ihren E-Mail-Client zu öffnen und alles zu sehen ungelesene Nachrichten. Dies kann zweimal täglich erfolgen, beispielsweise mittags und abends, oder während erzwungener Stillstandzeiten, beispielsweise im Stau.

Die Leute fragen oft: Wie sieht es mit Reaktionszeiten und dringenden Briefen aus? Ich antworte: Sie haben keine dringenden Briefe in Ihrer Post. Es sei denn, Sie arbeiten in einer Abteilung Kundendienst(Diese Abteilung hat eigene Vorschriften für die Arbeit mit Post).

Bei dringenden Briefen werden Sie vom Absender über andere Kanäle – Telefon, SMS, Skype – darüber informiert. Dann gehen Sie bewusst in Ihren E-Mail-Client und bearbeiten dringende Post. Alle Zeitmanagement-Gurus (zum Beispiel Gleb Arkhangelsky mit seinem „Time Drive“) erklären eine Standardantwort auf E-Mails innerhalb von 24 Stunden. Dies ist eine normale Regel guter Manieren – erwarten Sie von Ihrem Gesprächspartner keine sofortigen Antworten per E-Mail. Wenn Sie einen dringenden Brief erhalten, benachrichtigen Sie ihn über schnellere Kommunikationskanäle.

Deshalb haben wir die Benachrichtigungen deaktiviert und schalten nun den E-Mail-Client gemäß unserem Zeitplan ein.

Was tun, wenn wir zur Post gehen und uns einer Aktivität namens „E-Mails aussortieren“ widmen? Wo ist der Anfang und das Ende dieser Arbeit?

Ich habe viel über das Zero-Inbox-System gehört, aber leider habe ich noch keinen einzigen Menschen getroffen, der es nutzt. Ich musste mein Rad neu erfinden. Es gibt Artikel zu diesem Thema auf Lifehacker. Zum Beispiel, " ". Im Folgenden werde ich in meiner Interpretation über das Zero-Inbox-System sprechen. Ich wäre dankbar, wenn GTD-Gurus Kommentare abgeben und das beschriebene System ergänzen oder verbessern würden.

Es ist wichtig zu verstehen und zu akzeptieren, dass E-Mail kein Aufgabenplaner oder Archiv für Ihre Aktivitäten ist. Daher sollte der Posteingangsordner immer leer sein. Wenn Sie mit dem Durchsuchen Ihres Posteingangs beginnen, hören Sie nicht auf und lassen Sie sich durch nichts ablenken, bis Sie diesen Ordner geleert haben.

Was tun mit E-Mails in Ihrem Posteingang? Sie müssen jeden Buchstaben nacheinander durchgehen und löschen. Ja, markieren Sie einfach und drücken Sie die Entf-Taste auf Ihrer Tastatur. Wenn Sie sich nicht dazu durchringen können, den Brief zu löschen, müssen Sie entscheiden, was Sie damit machen möchten.

1. Können Sie es in drei Minuten beantworten? Muss ich darauf antworten? Ja, es ist notwendig, und die Antwort wird nicht länger als drei Minuten dauern, dann antworten Sie sofort.
2. Sie müssen antworten, aber die Vorbereitung einer Antwort dauert mehr als drei Minuten. Wenn Sie einen Aufgabenplaner verwenden, der es Ihnen ermöglicht, eine E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln, wandeln Sie die E-Mail in eine Aufgabe um und vergessen Sie sie für eine Weile. Ich nutze zum Beispiel den absolut wunderbaren Service Doit.im. Es ermöglicht Ihnen, eine persönliche E-Mail-Adresse zu generieren: Sie leiten den Brief an diese weiter und er wird zu einer Aufgabe. Wenn Sie jedoch keinen Aufgabenplaner haben, verschieben Sie den Buchstaben in den Unterordner „0_Run“.
3. Nachdem Sie schnell auf einen Brief geantwortet, ihn in eine Aufgabe umgewandelt oder einfach nur gelesen haben, müssen Sie entscheiden, was Sie als Nächstes mit dieser Nachricht tun möchten: Löschen Sie sie oder senden Sie sie zur langfristigen Speicherung an einen der Ordner.

Hier sind die Langzeitspeicherordner, die ich habe.

• 0_Ausführen. Ich habe keinen solchen Ordner, aber wenn Sie keinen Planer haben, können Sie, ich wiederhole, Briefe, die detaillierte Arbeit erfordern, hier ablegen. Dieser Ordner muss ebenfalls regelmäßig gereinigt werden, jedoch mit einem sorgfältigen Ansatz zu einem speziell dafür vorgesehenen Zeitpunkt.
• 1_Ref. Hier habe ich Briefe abgelegt Hintergrundinformation: Willkommensbriefe mit Logins von verschiedenen Webdiensten, Tickets für bevorstehende Flüge usw.
• 2_Projekte. Hier wird ein Archiv der Korrespondenz zu Partnern und Projekten gespeichert, zu denen aktuelle Beziehungen bestehen. Selbstverständlich wurde für jedes Projekt bzw. jeden Partner ein eigener Ordner angelegt. In den Ordner des Partners habe ich nicht nur Briefe seiner Mitarbeiter gelegt, sondern auch Briefe von Neb-Mitarbeitern, die mit diesem Partner in Zusammenhang stehen. Sehr praktisch: Bei Bedarf ist die gesamte Korrespondenz zum Projekt mit wenigen Klicks zur Hand.
• 3_Museum. Hier habe ich die Briefe abgelegt, deren Löschung schade wäre und deren Nutzen nicht offensichtlich ist. Außerdem werden Ordner mit geschlossenen Projekten aus „2_Projekte“ hierher migriert. Kurz gesagt, das „Museum“ lagert die ersten Kandidaten für die Entfernung.
• 4_Dokumente. Hier finden Sie Briefe mit elektronischen Mustern von Dokumenten, die in Zukunft für die Buchhaltung nützlich sein können, zum Beispiel Abgleichsberichte von Kunden, Tickets für unternommene Reisen. Der Ordner hat viele Ähnlichkeiten mit den Ordnern „2_Projects“ und „1_Reference“, nur Buchhaltungsinformationen werden darin gespeichert und Verwaltungsinformationen werden im Ordner „2_Projects“ gespeichert. In „4_Dokumente“ gibt es tote Informationen und in „2_Projekte“ gibt es Live-Informationen.
• 5_Wissen. Hier stelle ich nur wirklich nützliche Newsletter ein, zu denen ich nach einer Weile zurückkehren möchte, um mich inspirieren zu lassen oder Lösungen zu finden.

Es gibt andere Einstellungen Mail-Client, wichtig für den Betrieb dieses Systems. Erstens gibt es in Thunderbird standardmäßig das Kontrollkästchen „Nachrichten als gelesen markieren“. Ich mache das lieber bewusst, also runter mit der Fahne! Gehen Sie dazu in das Menü „Extras“ → „Einstellungen“ → „Erweitert“ → „Lesen und Anzeigen“.

Zweitens verwenden wir Filter . Früher habe ich aktiv Filter eingesetzt, die Briefe basierend auf der Absenderadresse automatisch in die entsprechenden Ordner weitergeleitet haben. Beispielsweise wurden Briefe eines Anwalts in den Ordner „Anwalt“ verschoben. Ich habe diesen Ansatz aus mehreren Gründen aufgegeben. Erstens: Briefe eines Anwalts beziehen sich in 99 % der Fälle auf ein Projekt oder einen Partner, das heißt, sie müssen in den Ordner dieses Partners oder Projekts verschoben werden. Zweitens: Ich habe beschlossen, das Bewusstsein zu stärken. Sie müssen selbst entscheiden, wo ein bestimmter Brief gespeichert werden soll. Bequemer ist es, nach unbearbeiteten Nachrichten nur an einem Ort zu suchen – im Posteingang. Jetzt verwende ich Filter nur noch zum Verteilen automatischer regulärer Briefe von verschiedene Systeme, also Briefe, bei denen ich keine Entscheidungen treffen muss. Filtert ein Mozilla Thunderbird werden im Menü „Extras“ → „Nachrichtenfilter“ konfiguriert.

Also, wann der richtige Ansatz Je nach Umfang der Korrespondenz sollte der E-Mail-Versand zwischen 10 und 60 Minuten pro Tag in Anspruch nehmen.

Ja, und noch etwas. Haben Sie die Benachrichtigungen über den Eingang neuer Briefe bereits deaktiviert? ;)

finden Sie im selben Internet (siehe zum Beispiel http://www.si>ber,com/sib/russify) oder auf BBS. Allerdings kann es manchmal vorkommen, dass eine Person, die ihr ganzes Leben lang E-Mails verwendet, weder MIME-Unterstützung noch die Möglichkeit hat, mit uuencode zu arbeiten. Es ist nicht möglich, ihm Dekodierungsprogramme per Post zuzusenden, da diese dazu zunächst selbst kodiert werden müssen. Es entsteht ein Teufelskreis.

Um dieses Problem zu lösen, wurde eine Version des Uudecode-Dienstprogramms für MS DOS und Windows erstellt, die insofern bemerkenswert ist, als sie kein einziges nicht druckbares Zeichen enthält. Die ausführbare Datei dieses Dienstprogramms kann ohne Codierung in einen Brief eingefügt und per Post versendet werden. Der Empfänger muss dieses Fragment des Briefes nur in eine separate Datei mit der Erweiterung .corn ausschneiden und wird Eigentümer eines mit uudecode kompatiblen Dekodierungsdienstprogramms.

Um dieses großartige Dienstprogramm zu erhalten, senden Sie eine leere E-Mail an [email protected] Geben Sie die Zeile „send uudecode.coin“ (ohne Anführungszeichen) in das Feld „Betreff“ ein.

Rücksendungen und Lieferbestätigungen

Früher oder später werden Sie mit Sicherheit auf veraltete oder falsche Informationen stoßen E-mailadressen. Wenn Sie einen Brief an eine solche Adresse senden, sendet Ihnen einer der zwischengeschalteten Netzwerkknoten eine Fehlermeldung. Leider stammen diese Nachrichten immer von einem Computer und nicht von einer Person, sodass sie den unerfahrenen Benutzer oft verwirren. Schauen wir uns Beispiele für solche Rücksendungen an, um zu erfahren, wie wir daraus möglichst viele Informationen gewinnen können.

Beginnen wir mit etwas Einfachem. Nehmen wir an, es liegt ein Fehler im Benutzernamen vor. Dann erhalten Sie wahrscheinlich eine E-Mail in etwa so:

Von „UUPC/O Daemon“

[email protected]>An: [email protected]

Betreff: Eier liefern

Unbekannter lokaler Benutzername(a):

Ihre Nachricht wird weitergeleitet an

[email protected] su Nachrichtenkopf

folgt

Auf die Zeile „Nachrichtenkopf folgt“ folgt der Kopf Ihres Briefes mit der falschen Adresse. Der Brief selbst verschwindet nicht, sondern wird an den Administrator (Postmaster) dieses Computers weitergeleitet – in unserem Beispiel gibt es keinen Benutzer John auf dem Knoten polylog.spb.su, daher wird der Brief an die Postadresse weitergeleitet

[email protected]. Die Fehlermeldung wurde in diesem Fall automatisch vom Mailsystem der Maschine polylog.spb.su gesendet.

Allerdings endet bei weitem nicht immer alles so: persönlich. Einen Brief annehmen und erst dann überlegen, an welchen Benutzer er weitergeleitet werden soll – dieses Verhalten ist vor allem für Computer typisch, die nur eine E-Mail-Verbindung zum Netzwerk haben (S. 203). Die meisten Netzwerkknoten verhalten sich anders: Nachdem sie direkt online herausgefunden haben, dass der Brief an einen nicht existierenden Benutzer gerichtet ist, lehnen sie ihn sofort ab. In diesem Fall erhalten Sie Ihren völlig unzugestellten Brief mit folgender Diagnose:

Betreff: Zurückgesendete E-Mail: Benutzer unbekannt

Zu: [email protected] MIME-Version: 1.0

Inhaltstyp: mehrteilig/gemischt: border="l)AA07768.787B57257/lgu gw,lgu.spb.su"

UAA07768.787857257/lgu gw.lgu.spb.su

Die folgenden Adressen hatten Lieferprobleme [email protected](nicht behebbarer Fehler)

Das Protokoll der Sitzung folgt noch. während

im Gespräch mit North.pole.org.:

"^ RCPT An:

«< 550 ,..Benutzer unbekannt 550 [email protected].,. Benutzer unbekannt

Ursprüngliche Nachricht folgt

Das Fragment, dem die Zeile „Während des Gesprächs mit...“ vorangestellt ist, ist Teil der „Protokollaufzeichnung“ einer Kommunikationssitzung zwischen zwei Computern, bei der sich herausstellte, dass auf dem zweiten von ihnen (north.pole.org) ein solcher vorhanden ist Kein Benutzer mit dieser Kennung (elvis).

Wenn der Fehler im Domainnamen enthalten ist, wird alles noch komplizierter. Ein solcher Brief kann einen völlig unvorhersehbaren Weg nehmen und nach einer längeren Reise zurückkommen. Wenn Sie beispielsweise einen Brief aus St. Petersburg an die falsche (aber immer noch St. Petersburger) Adresse schicken, können Sie aus Kiew eine empörte Antwort erhalten:

An: reltec"dk% [email protected]

Die folgenden Adressen hatten Lieferprobleme [email protected](nicht behebbarer Fehler)

Das Protokoll der Sitzung folgt noch

501 [email protected]... 550 Host unbekannt (Nameserver: Host nicht gefunden)

Ursprüngliche Nachricht folgt

IN In solchen Fehlermeldungen wird das Originalschreiben vollständig zitiert (da es nie möglich war, es irgendwo anzuhängen).

Schließlich kann manchmal sogar ein Brief mit der richtigen Adresse aufgrund technischer Probleme im Netzwerk nicht an seinen Bestimmungsort zugestellt werden. In diesem Fall erhalten Sie nach einiger Zeit ungefähr die folgende Diagnose:

Von: Mail Delivery Subsystem Betreff: Zurückgesendete E-Mail: Warnung: Nachricht kann 2 Tage lang nicht gesendet werden

An: cfl.lgu. spb.su"dk<»cfl. lgu.spb.su MIME Version: 1.0

Inhaltstyp: multipart/mixed:boundary="VAA07914.785098490lgu gw.lgu.spb.su"

Dies ist eine MIME-gekapselte Nachricht

VAA07914.785098490/lgu gw.lgu.spb.su

DIES IST EINE WARNMELDUNG, DIE NUR FÜR SIE NICHT IST

MÜSSEN SIE IHRE NACHRICHT ERNEUT SENDEN

Die folgenden Adressen hatten Lieferprobleme

mailserveriaph.Irkutsk.su (vorübergehender Fehler)

Das Protokoll der Sitzung folgt noch

[email protected]... Aufgeschoben:

Nameserver: riaph.Irkutsk.su: Hostnamen-Suche fehlgeschlagen Warnung: Nachricht ist nach 2 Tagen immer noch nicht zugestellt. Ich versuche es weiter, bis die Nachricht 5 Tage alt ist

Ursprüngliche Nachricht folgt

Wie Sie groß und gerahmt sehen, werden Sie gebeten, den Brief (noch) nicht noch einmal zu versenden, da das System die Zustellung an seinen Bestimmungsort noch nicht aufgegeben hat. Gelingt ihr dies in den nächsten drei Tagen immer noch nicht, werden die Versuche abgebrochen und Sie werden darüber informiert:

\ Weitere Informationen. Der konkrete Zeitpunkt kann variieren; So beginnen einige Knoten Alarm zu schlagen, auch wenn der Brief nicht innerhalb von 4 Stunden zugestellt werden kann, und sie haben nur noch 3 Tage Geduld (und nicht 5, wie im obigen Beispiel).

Diese Einschränkungen gelten natürlich nur für „echte“ Netzwerkknoten, die 24 Stunden am Tag erreichbar sein müssen. Sobald der Brief den Knoten des Anbieters erreicht hat, von dem der Benutzer E-Mails nur während Kommunikationssitzungen abholt (sei es per E-Mail oder über eine direkte Verbindung), wartet er so lange wie gewünscht auf den Adressaten.

In solchen Fällen muss der Benutzer vor allem nachvollziehen können, welcher seiner Briefe eine Antwort erhalten hat. Noch besser ist es, wenn Sie herausfinden können, welcher Teil der Adresse – vor oder nach dem „@“-Symbol – den Fehler enthält. Wenn nur der Benutzername falsch ist, sollten Sie an den Administrator des Zielknotens schreiben und fragen, ob er einen solchen Benutzer hat und wie Sie ihn erreichen können.

Eine andere Art automatischer E-Mail, die jedoch auf Wunsch des Absenders versendet wird, ist eine Zustellbenachrichtigung. Wenn die Kopfzeile Ihres Briefes das Feld „Empfangsbestätigung an:“ (S. 229) enthält, generiert das Mailsystem des Empfängers, nachdem er seinen Brief an sein Postfach geschrieben hat, automatisch eine Zustellbenachrichtigung und sendet sie an die in diesem Feld angegebene Adresse. was so aussieht:

Betreff: Rückschein

Ihre Nachricht wurde erfolgreich übermittelt an: dmitry Nachrichtenkopf folgt

Die Benachrichtigung enthält außerdem den vollständigen Header der zugestellten E-Mail mit allen „Poststempeln“ (Felder „Empfangen:“).

Mailingliste

Die erste und scheinbar offensichtliche Regel lautet: Senden Sie Briefe nicht an irgendjemanden. Der Versand mit einer Liste ist im Allgemeinen nur dann gerechtfertigt, wenn jeder Empfänger zuvor Interesse an dem bekundet hat, was Sie ihm senden möchten.

Geschäftskommunikation ist eine eigene Welt mit eigenen Gesetzen. Vieles hängt davon ab, wie wir diese Gesetze einhalten: der Eindruck, den wir auf Kollegen und Partner machen, die Arbeitsproduktivität und sogar der berufliche Aufstieg.

Einen besonderen Platz in der Geschäftskommunikation nimmt die Geschäftskorrespondenz ein, die nicht nur die tägliche Verantwortung der meisten Büroangestellten ist. Die Fähigkeit, Geschäftskorrespondenz korrekt zu führen, kann eine gute Hilfe sein, um gewinnbringende Geschäfte abzuschließen und das Image Ihres Unternehmens aufzubauen.

Schauen wir uns einige Merkmale eines Geschäftsbriefs an. Geschäftskorrespondenz ist also:

• Verwendung von Musterphrasen und Klischees
• emotionale Neutralität,
• semantische Genauigkeit und Prägnanz der Darstellung,
• gut durchdachte Argumentation.

Für die Geschäftskorrespondenz auf Englisch gelten dieselben Regeln und Klischees, von denen wir einige jedem empfehlen, der mit ausländischen Partnern oder in internationalen Unternehmen arbeitet. Wir machen Sie auf einige nützliche Phrasen aufmerksam, die Ihre Geschäftskorrespondenz schmücken werden. Diese Sätze unterstreichen Ihre Professionalität und tragen dazu bei, das Image eines Unternehmers zu prägen. Lass uns anfangen!

1. Bitte finden Sie es im Anhang

Beginnen wir mit den Klassikern. Oftmals müssen Sie einem Brief verschiedene Dokumente oder andere Dateien beifügen. Um den Empfänger über das Vorhandensein eines Anhangs zu informieren, ist dieser Satz perfekt. Schließlich bedeutet das Wort „Anhaftung“ in der Übersetzung „Anhaftung“. Der Satz sollte am Ende des Briefes verwendet werden.

Hier ein paar Anwendungsbeispiele:

• Anbei finden Sie mein Portfolio.
• Im Anhang finden Sie eine Kopie der Vereinbarung/des Vertrags.

2.Ich habe weitergeleitet

Dieser Satz kann verwendet werden, wenn Sie eine E-Mail an andere Empfänger weiterleiten müssen. Um den Empfänger darüber zu informieren, eignet sich der Satz „Ich habe weitergeleitet“ perfekt. Zum Beispiel:

• Ich habe Annas Lebenslauf an Sie weitergeleitet.
• Ich habe Johns E-Mail an Sie weitergeleitet.

3.Ich habe den CC erstellt

Eine Person, die nicht in alle Geheimnisse der Besonderheiten der Geschäftskorrespondenz eingeweiht ist, versteht möglicherweise nicht, was diese seltsame Abkürzung bedeutet. Aber wir sind Profis. „I’ve cc’ed“ ist eine Abkürzung, die für „Ich habe Kohlenstoff kopiert“ steht. Der Ausdruck bedeutet „jemanden kopieren, um Briefe zu erhalten“.

Wenn Sie also jemandem mitteilen möchten, dass Sie andere Empfänger kopiert haben, können Sie gerne diesen Ausdruck verwenden. Z.B:

• Ich habe Sara in dieser E-Mail auf CC gesetzt.
• Ich habe Jack und Jimmy in diesen E-Mails auf CC gesetzt.

Bei Abkürzungen, die in der Geschäftskorrespondenz nicht verwendet werden dürfen, wird in diesem Fall in der Regel eine Ausnahme gemacht.

4.Für weitere Details

Dieser Satz ist eine bewährte Möglichkeit, Ihren Brief auf Englisch höflich zu beenden. „Für weitere Einzelheiten“ bedeutet „für detailliertere Informationen“, „im Einzelnen“. Anwendungsbeispiele:

• Für weitere Details kontaktieren Sie mich jederzeit.
• Für weitere Details schreiben Sie bitte an unseren Vertriebsleiter.

Ein weiterer Satz, der Ihnen hilft, höflich zu beenden, lautet: „Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.“ Übersetzt heißt das: „Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie mir gerne.“

5.Ich freue mich darauf

Der Ausdruck „nach vorne schauen“ bedeutet „nach vorne schauen“. Wenn Sie sich also auf eine Antwort oder eine andere Aktion des Empfängers freuen, dann wäre es durchaus angebracht, diesen Ausdruck zu verwenden. Z.B:

• Ich freue mich auf Ihre Antwort.
• Ich würde mich über eine Antwort freuen.

Der Satz wird am besten am Ende des Briefes verwendet.

Wenn Sie einen Brief schreiben, müssen Sie höflich sein, auch wenn Ihnen nicht wirklich danach ist. Die Fähigkeit, in jeder Situation kompetente Briefe zu schreiben, spiegelt Ihre Professionalität, Ihre guten Manieren und Ihr Wissen über Geschäftsethik wider. Abschließend möchten wir Sie daran erinnern, dass Sie in der Geschäftskorrespondenz präzise Formulierungen und einwandfreie Lese- und Schreibfähigkeiten an den Tag legen müssen. Auch die Verwendung von Abkürzungen ist (mit seltenen Ausnahmen) nicht akzeptabel.

Schreiben Sie E-Mails richtig auf Englisch, liebe Freunde! Viel Glück!

Wir versenden täglich Dutzende E-Mails. Manchmal sind das ganz kurze Nachrichten, zum Beispiel: „Sollen wir zum Mittagessen gehen?“ Manchmal – mit deren Hilfe Sie Ihr Unternehmen oder Ihre Website präsentieren. Wenn es viele Briefe und wenig Zeit gibt, fangen wir an, uns zu beeilen und Fehler zu machen. Normalerweise trivial, wie ein Tippfehler, aber manchmal passieren Dinge, die Ihrem Ruf ernsthaft schaden und Ihre Beziehung zu einem Kunden oder Mitarbeiter zerstören können.

Dies kann vermieden werden, Sie müssen nur gesammelt werden und einige Fallstricke kennen. Hier sind die häufigsten Fehler beim Versenden von E-Mails. Lesen Sie es sorgfältig durch und denken Sie daran, dass Sie zunächst eine kurze Pause einlegen, prüfen müssen, ob alles in Ordnung ist, und erst dann auf die Schaltfläche „Senden“ klicken.

Sie geben die falsche Adresse ein

Der häufigste und unangenehmste Fehler. Stellen Sie sich vor, Sie möchten einem Freund eher persönliche Fotos schicken, geben aber automatisch die Adresse Ihres Chefs oder Kunden ein. Und erst nachdem der Brief weg ist, wird einem mit Entsetzen bewusst, was gerade passiert ist. Wenn es Sie tröstet: Jeder von uns hat sich mindestens einmal in seinem Leben in dieser Situation befunden: Anwälte schickten vertrauliche Dokumente an die Gegenpartei, Designer schickten Website-Layouts an den falschen Kunden usw. Aber wenn uns das passiert, scheint es, als würde der Boden unter unseren Füßen verschwinden.

Glücklicherweise verfügen viele E-Mail-Dienste, beispielsweise Gmail, über eine Funktion. Schalten Sie es ein und legen Sie ein großes Zeitintervall fest – es ist leiser, wissen Sie.

Du hast den Anhang vergessen

Sie haben geschrieben, dass dem Brief eine bestimmte Datei beigefügt war, aber Sie haben vergessen, diese anzuhängen. Ein weiterer häufiger Fehler, der oft zu Missverständnissen und Entschuldigungen führt. Einerseits ist es in Ordnung, niemand ist perfekt, aber es ist besser, zuerst alles zu überprüfen und erst dann den Brief abzusenden. Und um Rückfragen des Empfängers zu vermeiden, empfehlen wir, alle angehängten Dateien direkt im Brieftext aufzuführen. Zum Beispiel so:

Hallo, Maxim! Ich sende Ihnen mehrere Dateien, sie sind beigefügt:

Dienstleistungsvertrag

GIF mit einer Katze

Sie denken nicht über das Design nach

Sie begrüßen Sie, wie Sie sich erinnern, an ihrer Kleidung. Wenn Sie verhindern möchten, dass Ihre E-Mail den Wunsch weckt, sie sofort zu löschen, arbeiten Sie an ihrer Form. Man sagt, man müsse genauso viel Zeit darauf verwenden wie auf den Inhalt. Zum Glück ist es heute einfach. Hierzu empfehlen wir die Verwendung der ShoutOut-Anwendung von Wix, die Auswahl einer geeigneten Vorlage und das Hinzufügen Ihres Textes. Es sind keine besonderen Kenntnisse erforderlich. Stellen Sie lediglich sicher, dass alles ordentlich und schön aussieht. Ein guter Newsletter hat übrigens seine eigenen Geheimnisse und Regeln, daher empfehlen wir Ihnen, unseren E-Mail-Marketingleiter zu lesen. Danke mir nicht.

Sie geben den Betreff des Briefes nicht an

Der Betreff des Briefes erfüllt ungefähr die gleiche Rolle wie der Titel des Textes. Es erscheint neben Ihrem Namen, der Empfänger sieht es und versteht, was Sie ihm gesendet haben: eine Rechnung, Besprechungsergebnisse, Stellenangebot, Website-Layout usw. Denken Sie daran, dass das Thema klar formuliert sein muss, damit jemand Ihren Brief bei Bedarf schnell findet, und überzeugend, damit er Interesse weckt, wenn es sich beispielsweise um einen Newsletter handelt. Vor nicht allzu langer Zeit haben wir darüber geschrieben, dass es sich lohnt, es noch einmal zu lesen, wenn Sie es vergessen haben.

Sie speichern keine Entwürfe

Wenn Sie gerne Briefe in Texteditoren schreiben, dann speichern Sie oft, sonst schreiben Sie den ganzen Tag einen Brief und dann friert Ihr Computer plötzlich ein und alles ist weg. Oder schreiben Sie direkt im Mail-Service – dann werden alle Ihre Skizzen automatisch im Ordner „Entwürfe“ gespeichert.

Du bist unhöflich

Höflichkeit ist in der Korrespondenz nicht weniger wichtig als im Leben. Hier sind die Grundregeln, die jeder befolgen muss:

Bedanken Sie sich immer beim Absender für den Brief, insbesondere wenn Sie sehen, dass er gute Arbeit geleistet hat. Erinnern Sie sich, als uns allen als Kinder „magische“ Wörter beigebracht wurden? Vergessen wir sie nicht, auch wenn wir erwachsen sind.

Bleiben Sie ruhig, auch wenn die Angelegenheit äußerst dringend und wichtig ist. Nervosität und Vorwürfe führen definitiv zu nichts Gutem.

Beginnen und beenden Sie Ihren Brief mit gebräuchlichen Sätzen. Der Grad der Formalität hängt davon ab, mit wem Sie korrespondieren. Wenn es sich um Ihren Chef oder nur um eine offizielle Person handelt, verwenden Sie nicht „Hallo“, „Tschüs“ oder „Küsse“. Und umgekehrt: Wenn Sie einem Kollegen oder Freund schreiben, können Sie auf das traditionelle „Mit freundlichen Grüßen“ verzichten.

Sie lesen den Text nicht Korrektur

Tippfehler können den gesamten Eindruck ruinieren. Lesen Sie den geschriebenen Brief daher noch einmal sorgfältig durch, am besten mehrmals. Wenn Sie Zweifel an der Rechtschreibung oder Syntax haben, gehen Sie zu Gramotu.ru. Es ist besser, sieben Mal zu messen, also zu überprüfen, als sich dann für Tippfehler zu entschuldigen und zu beweisen, dass man tatsächlich lesen und schreiben kann.

Und übrigens: Wenn Sie Angst haben, versehentlich einen unvollendeten Brief zu verschicken, schreiben Sie zunächst den gesamten Text vollständig und geben Sie erst dann die Adresse des Empfängers ein.

Sie geben auf der Kopie des Briefes nicht die richtigen Personen an

Lassen Sie uns herausfinden, wer Ihren Brief tatsächlich erhalten könnte. Das Feld „An“ ist der primäre Empfänger. Das Feld „Ss“ gibt die Person an, die die Kopie erhält. Er hat keinen direkten Bezug zu dem besprochenen Thema, möchte oder muss sich dessen aber bewusst sein. Das Feld „Bcc“ enthält die ausgeblendeten Empfänger. Sie fügen sie hinzu, aber der Hauptempfänger sieht sie nicht. Und hier ist Vorsicht geboten: Man kann Cc und Bcc verwechseln, dann denkt der Empfänger, dass er ausspioniert wird.

Denken Sie daran, dass es für manche Menschen wichtig ist, sich darüber im Klaren zu sein, was passiert. Sie wollen sich nicht die Vorwürfe anhören: „Wie konnten Sie mich nicht in die Kopie aufnehmen?!“ Ich habe zwei Monate an diesem Projekt gearbeitet!“ Fügen Sie im Zweifelsfall alle hinzu, die etwas mit der Frage zu tun haben. Vielleicht wird es nicht jedem gefallen, dass er abgelenkt wird, aber gegen Sie wird es keine Beschwerden geben.

Sie abonnieren nicht

Sie haben „Mit freundlichen Grüßen, Mascha“ geschrieben und denken, dass alles in Ordnung ist, aber der Empfänger des Briefes sitzt da und fragt sich, was für eine Mascha das ist. Aus der Druckerei? Oder vielleicht ein Illustrator? Um ihn nicht im Unklaren zu lassen, richten Sie eine Signatur ein, die automatisch am Ende jeder Ihrer Nachrichten eingefügt wird. Geben Sie unbedingt Ihren Vor- und Nachnamen, den Firmennamen, Ihre Position und Kontaktinformationen wie Skype oder Telefonnummer an. Sie können eine Adresse hinzufügen – das ist zwar Werbung, aber unaufdringlich.

Du wählst den falschen Zeitpunkt

Nachts Briefe zu schreiben ist keine gute Idee. Grund eins: Sie sind wahrscheinlich tagsüber furchtbar müde, denken nicht besonders gut und laufen Gefahr, alle oben genannten Fehler zu machen. Grund zwei: Die Lawine der Morgenpost wird Ihren Mitternachtsbrief begraben und der Adressat wird ihn in naher Zukunft definitiv nicht mehr sehen. Und drittens: Offenbar hat man nichts Besseres zu tun, wenn man morgens um drei Geschäftsbriefe schreibt.

Unser Rat: Wenn nichts Wichtiges oder Dringendes passiert ist, senden Sie wie jeder normale Mensch von Montag bis Freitag und während der Arbeitszeit Nachrichten.

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