Поштовий етикет не вимагає ідеально оформленого тексту. Це може тривати надто багато часу. Головне, уникайте того, про що ми напишемо нижче – для цього буде достатньо.
Надсилання нетермінового листа з позначкою «терміново»
«Це як у казці про хлопчика, котрий постійно кричав “вовки”. Зловживатимете позначкою “терміново” – люди перестануть відповідати на ваші листи. А по-справжньому важливий лист може через це залишитись непоміченим.
Панібратство
Так, тон вашого листа може відображати ваші стосунки з отримувачем. Однак вас можуть вважати непрофесіоналом, якщо ви дозволите собі надто неформальне ставлення до листування. Не зловживайте знаками оклику, смайликами, кольоровим текстом, незвичайними шрифтами та зайвою короткістю повідомлень.
Будьте особливо обережні, якщо вам доводиться працювати з людьми різного віку, з мовним бар'єром або з тими, хто надає перевагу більш традиційній формі спілкування.
Занадто сухий тон
Водночас, бути роботом теж не варто. Нічого, якщо у листах ви показуєте свій характер чи ентузіазм – у розумних межах.
Відповісти всім
Робоча електронна пошта не для розваги, а комунікації. Отже, якщо ви відповідаєте на лист, надісланий групі людей, подумайте двічі, перш ніж натиснути на «відповісти всім». Для цього ваша відповідь має бути надзвичайно важливою для всіх.
Надсилання копій без дозволу
Ділитись з іншими чужою інформацією щонайменше недозволено. Неважливо, чи відправляєте ви клієнту копію листа вашого шефа, який відгукнувся про нього якимось чином, або включаєте одного співробітника в особисте листування з іншим. Мало кому може сподобатися, якщо ви надішлете копію листа без його на те згоди.
Надсилання прихованих копій
Надсилання прихованих копій породжує недовіру. Якщо ви хочете надіслати комусь листа, і ця людина, за ідеєю, не повинна брати участь у робочому листуванні, скопіюйте текст і надішліть його окремим листом.
Невизначена тема листа
Такі теми, як "Це я", "Привіт" або "До вашої інформації" (FYI) просто не привертають увагу. Людина не зрозуміє, про що йдеться, і не захоче відповідати на листа. Листи по роботі повинні бути чіткими та лаконічними. Отримувач, швидше, відкриє e-mail, якщо зрозуміє, чого ви хочете від нього.
Надсилання занадто великої кількості особистих листів
Можна іноді використовувати жарти, зворушливі історії та мотивуючі цитати, щоб підбадьорити когось. Але люди швидко втомлюються від такого, і не має значення, з якими намірами ви їх писали. Якщо надсилатимете занадто багато особистих листів, їх просто поставлять на автовидалення.
Бути грубим
Не варто посилати повні отрути листи, адже люди при нагоді вам це пригадають. Натомість напишіть листа та залиште його на дві доби у «Чернівцях». Потім ви можете до нього повернутися і відредагувати, прибравши шпильки. Так ви швидше досягнете бажаного. Крім того, до вас будуть ставитися як до дуже терплячого та розважливого професіонала.
Дурна адреса пошти
Якщо ви надсилаєте лист клієнтові, співробітнику або потенційному роботодавцю, не використовуйте пошту з непрофесійною назвою. Якщо в назві пошти є щось претендує на дотепність або містить сексуальний або вульгарний підтекст (щось на зразок [email protected]), Ви ризикуєте налаштувати співрозмовника негативно себе від початку. Створіть окрему пошту для професійних потреб.
Помилки
Той факт, що лист був надісланий з Айфона, не є виправданням для надсилання неакуратних листів. Якщо ви зробили більше однієї помилки у листі, це може вважатися непрофесійним. Якщо це дуже важливий лист, а ви поспішайте кудись, то постарайтеся хоч перевірити його перед відправленням.
Надсилання листів рано вранці
Більшість людей, отримуючи листи, дивляться на час відправлення. Якщо лист надісланий надто рано, то до вас можуть поставитися негативно. Як мінімум, вас вважатимуть трудоголіком без особистого життя. Гірше, якщо вас вважатимуть нав'язливим. Якщо вночі вас розбудило натхнення, напишіть листа, збережіть його в Чернівцях і відправте в робочий час.
Занадто багато знаків пунктуації
Люди іноді занадто захоплюються і ставлять багато знаків оклику. Результат може здатися комусь незрілим чи надто емоційним. Не зловживайте!
Непрофесійні шрифти
Шрифт Purple Comic Sans має свою сферу застосування. У бізнесі краще використовувати класичні шрифти, кольори і розміри. Ваші листи мають легко читатись.
Зазвичай використовується розмір шрифту 10 або 12. Кращими для роботи є шрифти, що легко читаються, на зразок Arial, Calibri або Times New Roman. Колір краще за чорний.
Надто довгий лист
Більшість витрачає читання листів секунди, а чи не хвилини. Багато хто взагалі просто прослизає по тексту очима, так що пишіть листи виходячи з цього. Людям важко читати великі абзаци – розбивайте текст на блоки меншого розміру. Основні моменти та марковані спискичитаються значно легше. Можна також виділяти головне жирним чи курсивом, але не треба це робити часто.
Інструкція
Якщо для відправки електронних листівви використовуєте додаток, встановлений у вашій операційній системі(наприклад, Microsoft Outlook або The Bat!), то запустіть його та створіть повідомлення, яке потрібно надіслати кільком одержувачам.
Перерахуйте електронні адресивсіх одержувачів у полі «Кому». Набирайте їх одним рядком, розділяючи між собою комою з пробілом. Замість коми можна використовувати крапку з комою (;). Якщо всі потрібні адреси є в адресній книзі вашого поштового клієнта, то замість ручного введення можна скористатися нею. Залежно від програми, що використовується, ця дія може бути організована по-різному - наприклад, у додатку The Bat клацніть по іконці в правій частині поля «Кому», а потім у вікні перетягніть всі потрібні адреси з лівого поля в праве. Інший варіант - поставте позначки у чекбоксах потрібних рядківсписку, а потім натисніть кнопку зі стрілкою праворуч.
Так само можна використовувати поля «Копія» та «Прихована копія». Основна між розміщенням списку одержувачів у полі «Кому» та «Копія» полягає в порядку сортування та зручності пошуку вже надісланих повідомлень. Якщо згодом вам потрібно буде знайти текст цього повідомлення, то простіше шукати його по головному одержувачу з поля «Кому», а не по списку, який краще розмістити в полі «Копія». Рядок «Прихована копія» відрізняється від рядка «Копія» тим, що поміщений до неї список не буде видно нікому з одержувачів.
Натисніть кнопку надсилання підготовленого повідомлення із заповненим списком одержувачів, і програма почне розсилку повідомлення.
Якщо ви використовуєте поштовий сервіс, розміщений на інтернет-сервері (наприклад, Gmail.com або Mail.ru), то заповнення полів, які описані у другому та третьому кроках, треба виробляти в браузері, а їх назви та призначення, як правило, збігаються з використовуваними в поштовому клієнту. Якщо ваш поштовий сервіс безкоштовний, то, швидше за все, він має обмеження на кількість одержувачів - наприклад, у Mail.ru воно не повинно перевищувати 15. Ознайомтеся з відповідними обмеженнями вашого сервісу перед розсилкою повідомлень.
Джерела:
- Як надіслати 1000 листів електронною поштою
Буває так, що потрібно відправити кілька повідомленьза один раз. Зазвичай так поширюються анекдоти, оголошення та інша інформація. Для цього є спеціальні сервіси та програми. Вони в одну мить надішлють ваші повідомлення.
Вам знадобиться
- - комп'ютер;
- - Інтернет;
- - Програма ePochta Mailer 4.2
- - на додаток програма ePochta Subscription Manager
Інструкція
Наприклад, ви можете зареєструватися на сайті pistonposter.com. Цей сервіс стабільно. Тут надається можливість створювати свої блоги. Зайдіть у розділ «Проекти». Введіть текст, який ви плануєте поширити. Можете також знайти опцію "Дія", під якою є кілька значків. Виберіть зображення аркуша. З'явиться вікно «Надіслати повідомлення». Вкажіть, куди і кому будуть відправлені ваші і натисніть кнопку «Відправити».
У соціальної мережі Vkontakte також можна відправляти одночасно кілька повідомлень. Для цього зайдіть у розділ «Мої повідомлення» та натисніть кнопку «Написати повідомлення». Введіть потрібний текст і в полі «Отримувач» виберіть тих, яким хочете надіслати ваші листи.
ePochta Mailer 4.25 – для надсилання повідомлень. Вона дозволяє масові розсилкиадресатам. Завантажте та встановіть її на . Знайти можна на веб-сайті soft.softodrom.ru. Імпортуйте до неї потрібні e-mail та імена ваших адресатів. Додайте текст для відправлення. Після цього натисніть кнопку «Старт». Протягом кількох секунд усі повідомлення будуть доставлені.
І дозволу.
Ймовірно, Ви вже звертали увагу, що при отриманні листів від деяких авторів у розділі «кому» стоїть список кількох десятків імейлів різних людей. Причому ні Ви, ні ці люди не давали своєї згоди на те, щоб ці імейли були засвічені. Звичайно, хтось з адресатів, відпишеться від цієї розсилки (нам усім набрид потік спаму на наші пошти). Але одне безумовно – всі одержувачі віднесуться до автора розсилки, як до людини непрофесійної. І навряд чи погодяться ухвалити його пропозицію.
Як же зробити так, щоб не надсилати кожному адресату листа окремо і водночас «не світити всіх перед усіма»?
Майже будь-який поштовий сервіс дозволяє це зробити.
Розглянемо цю можливість на прикладі найпопулярнішої для ділових розсилок поштою gmail.com
Зазвичай для надсилання листа ви використовуєте вікно "Написати". Натиснувши на нього, бачите нове вікно «Нове повідомлення», в яке і вставляєте все, що потрібно для створення та надсилання самого листа.
У вікно "Отримувачі" зазвичай вставляємо імейли наших адресатів.
Що робити, якщо їх дещо? Коли ви вставляєте курсор у це вікно, то автоматично з'являються ще дві можливості: надіслати копію та приховану копію.
Копія означає "точна копія". Це поле використовується, коли ви просто хочете надіслати листа комусь, хто не є основним одержувачем.
Прихована копія означає «точна прихована копія». Вона працює так само, як і Копія, але в цьому полі всі адреси одержувачів приховані.
Таким чином, використання цього поля – один з кращих способівнадіслати листа великій кількості людей і дотриматися конфіденційності. Отже, і не зіпсувати ставлення з ними. Використовуючи цю можливість, можна вставити до 30 імейлів. А це означає, що одним натисканням кнопки ви можете надіслати цей лист одразу 30 адресатам, не показуючи їхні імейли.
А далі у вікні «Тема» потрібно написати тему листа ( 1
). Вона має бути короткою, але при цьому точно інформувати одержувача про суть повідомлення.
У наступне вікно вставляємо текст самого листа ( 2
). Тут його можна редагувати, робити форматування, змінювати шрифт, розмір шрифту, вигляд, колір, застосовувати нумеровані або марковані списки, виділяти цитати тощо ( 3
).
І ще, за потреби, можна вставити в тіло листа картинку ( 4
) або прикріпити файл ( 5
).
Саме ця пошта дає максимальну кількість можливостей для редагування.
Аналогічно можна надіслати одночасно декільком адресатам листа та поштою yandex.ru.
Тільки можливостей для редагування тексту листа цією поштою менше. Тому я покажу лише порядок дій, необхідних для надсилання листів.
Натискаєте на "Написати" і далі у вікні "Кому" ( 1
) вставляєте імейл першого адресата, а потім вибираєте функцію «Копія» ( 2
) або «Прихована копія» ( 3
). Залежно від того, чи хочете ви, щоб усі одержувачі вашого листа побачили всі імейли або зберігаєте їх право на конфіденційність адрес, вибираєте одну з функцій. Щоб додати кожен наступний імейл до списку, необхідно натиснути кнопку із зображенням чоловічка з «плюсиком» перед ним ( 4
). Тоді з списку, що випав, можете вибрати своїх постійних адресатів або вписати їх імейли вручну.
А далі, як завжди: пишіть тему листа у вікні Тема і вставляєте текст самого листа.
Картинки можна завантажити з Яндекс Диска та файли прикріпити теж, як завжди.
Практично те саме пропонує вам сервіс mail.ru
Натискаєте кнопку «Написати», з'являється вікно, у якому при натисканні мишкою у вікні «Кому» ( 1
), з'являється список з переліком ваших постійних адресатів ( 2
). Можете вибрати із цього списку потрібного. Або просто вставити бажаний імейл адресата вручну.
Якщо ж необхідно цей лист надіслати одразу цілій групі адресатів, вибираєте одну з двох функцій: «Копія» або «Прихована копія».
Для цього натискаєте на кнопку, що стоїть на початку вікна для імейлів одержувачів ( 1
) і в списку ( 2
) вибираєте бажане ( 3
або 4
).
Ця пошта дозволяє прикріплювати до листа файли ( 1
) та редагувати текст самого листа ( 2
). Приблизно в тому ж обсязі, що й електронна пошта на yandex.ru.
Ось, мабуть, і все, що я хотіла вам розповісти сьогодні.
Сподіваюся, що ці невеликі фішки допоможуть вам не тільки заощаджувати свій час, а й не порушувати конфіденційність тих людей, які довірили свої електронні адреси. Завжди думайте про безпеку тих людей, які вам довірились. Будьте професіоналами!
А якщо Ви хочете отримати ще більше корисностей і навчитися не лише створювати блог, але й змусити його заробляти, записуйтесь на наш безкоштовний курс "Технологія побудови доходу у мережі Інтернет".
Просто впишіть у форму під цією статтею Ваше ім'я та Ваш імейл та натисніть на кнопку "Хочу отримати курс!"
На подив, багато людей, коли їм вимагає відправити лист одразу кільком людям, просто перераховують адреси в полі "Кому", це нормально, коли цей лист адресований вашим колегам або друзям, але при розсилці листів групі клієнтів - ви таким чином показуєте всім адреси та інших одержувачів, фактично розкриваючи свою адресну базу.
Будь-якому з клієнтів достатньо переслати цей лист вашому конкуренту і ваші контакти відразу втечуть.
Дивно, але багато далеко не дурних людей, з подивом дізнаються, що якщо вам потрібно відправити лист безлічі адресатів, щоб вони не знали один про одного, то для цього існує поле "Прихована копія".
Наприклад, для mail.ru це буде виглядати так:
І так ще раз коротко:вказали адреси в "кому" - всім видно кому ви відправили листи, вказали в "прихована копія" - кожен думає, що лист тільки йому.
І кожен одержувач отримає лист, де в полі "кому" буде тільки його адреса . Для інших програм, якщо ви не можете знайти де вказати приховану копію, то попросіть когось вам показати. Ще маленький момент, обов'язково потрібно вказати одну адресу в полі "кому", більшість програм або поштових серверіввам не дадуть надіслати листа без цього параметра.
І так, коли мова йдепро розсилку пропозиції, новин групі ваших клієнтів – тут практика використання прихованої копії однозначна, ви повинні приховувати вашу адресну базу. Цікавий момент із розсилкою листа вашим колегам, тут рекомендують надходити за ситуацією, наприклад розсилання листа з проханням надіслати пропозиції (наприклад, щодо вдосконалення обслуговування клієнтів) і якщо кожен колега побачить, що такий самий лист отримали й інші люди, то швидше за все відповідати не буде - надіється на інших, отже потрібно використовувати приховану копію. Якщо ж це доручення виконати, то, наприклад, вказівку в "кому" начальника вашого колеги - просто створить чудеса, і ваше доручення буде виконано.
Окреме питання із постачальниками. З одного боку вказівка всіх одержувачів у копії має показати постачальнику, що у вас є вибір і він повинен вам запропонувати гарні ціни. З іншого боку, менеджер, який отримав ваш лист, бачачи, що надіслано не тільки йому, швидше за все поставиться до вашого запиту "прохолодно". Особисто на мою думку, вважаю, що і у випадку з постачальниками потрібно використовувати приховану копію, хоча б для захисту комерційної таємниці, але швидше для хороших відносин з менеджером постачальника.
Можете почитати недавній випадок помилки фахівця, коли всі одержувачі побачили й інших адресатів: Всім чмоки в цьому чаті, там правда народ солідний був - директора, але все ж таки спаму багато хто отримав у відповідь.
Ну і як завжди обговорення у коментарях вітається.
У Microsoft Outlook можна вказати, що для всіх надісланих повідомлень автоматичне прихована копія (копія) буде надіслано інших списків розсилки або користувачів.
Один сценарій, в якому це правило корисний при відповідають всім учасникам групи для відповіді на вхідні повідомлення електронної поштинаприклад центр технічної підтримки. Коли один член групи відповідей на повідомлення, іншим учасникам групи автоматично отримує копію відповіді, зберігаючи всі вихідні повідомлення в курсі.
клієнтські правила
Створення правила
Тепер щоразу при надсиланні повідомлення, будь то нове повідомлення, при пересиланні повідомлення або відповіді людей або груп, які вказані в правилі, будуть автоматично додаватися як одержувачів копії. Не відображаються імена людей або груп у рядку "Копія" Складіть повідомлення, але ці імена відображатимуться усі одержувачі повідомлення.
Вимкнення правила
У поданні пошта на вкладці Головнанатисніть кнопку правила > Управління правилами та оповіщеннями.
На вкладці у розділі Правило
Натисніть кнопку ОК.
Правила та оповіщення.
Порада:Додаткові відомості про те, як швидко вимкнути це правило для окремих повідомлень, див. у наступному розділі ("").
Використання категорії для вимкнення автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень
Якщо ви хочете гнучкість, щоб вимкнути автоматичне нові правила копія на основі одного повідомлення без необхідності переходити до діалогового вікна правила та оповіщення, можна використовувати функцію категорій в Outlook разом із правилом.
Порада:
Спочатку необхідно створити правило автоматично відправити приховану копію (Cc) для всіх повідомлень електронної пошти, що відправляються.
Це правило певного називається клієнтські правила. Клієнтські правила виконуються лише на комп'ютері, на якому вона створена та виконується, лише якщо програма Outlook запущена. Якби ви надсилаєте повідомлення електронної пошти за допомогою облікового записуелектронної пошти на іншому комп'ютері правило не буде виконуватися з цього комп'ютера, щоб він був створений на цьому комп'ютері. У цьому правило необхідно створити кожному комп'ютері, який планується використовувати його.
Створення правила
Тепер щоразу при надсиланні повідомлення, будь то нове повідомлення, при пересиланні повідомлення або відповіді людей або розподіл списки, вказане у правилі буде автоматично додаватися як одержувачів копії. Не відображаються імена людей або розповсюдження списків у рядку "Копія" Складіть повідомлення, але ці імена відображатимуться усі одержувачі повідомлення.
Вимкнення правила
Щоб запобігти автоматичному надсиланню копії, необхідно спочатку вимкнути правило.
У Пошті в меню Сервіснатисніть кнопку Правила та оповіщення.
На вкладці Правила для електронної поштив розділі Правилозніміть прапорець, який відповідає правилу, яке ви створили.
Натисніть кнопку ОК.
Тепер ви можете надіслати повідомлення без автоматичного надсилання його копії іншим людям або спискам розсилки. Правило буде неактивним до його повторного включення в діалоговому вікні Правила та оповіщення.
Порада:
Використання категорії для вимкнення автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень
Якщо ви бажаєте вимкнути нове правило автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень без виклику діалогового вікна Правила та оповіщення, ви можете встановити для правила категорію, доступну в Office Outlook 2007.
Змініть створене раніше правило так, щоб при додаванні зазначеної категорії до повідомлення правило не надсилало копію автоматично.
Якщо ви бажаєте вимкнути правило автоматичного надсилання копії для повідомлення, застосуйте до нього категорію.
Порада:Можна скористатися поєднанням клавіш, якщо ви вказали його під час створення категорії.
При надсиланні повідомлення правило автоматичного надсилання копії не буде застосовуватись.